Bloque VI
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Bases de datos: Access 365. Principales funciones y utilidades. Tablas. Consultas. Formularios. Informes. Relaciones. Importación, vinculación y exportación de datos.
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Entender Access 365 como base de datos relacional.
tablas, consultas, formularios, informes, relaciones e importación
Memorización útil
Regla mnemotécnica: Access = tabla guarda, consulta pregunta, formulario introduce, informe presenta.
Este tema se estudia con Access 365, aplicación de Microsoft 365 para bases de datos de escritorio. Conviene dominar los objetos principales: tablas, consultas, formularios, informes, relaciones y operaciones de datos externos.
En examen se pregunta mucho por la diferencia entre tabla y consulta, formulario e informe, importar y vincular, clave principal e integridad referencial. La lógica es más importante que memorizar botones concretos.
| Objeto | Función |
|---|---|
| Tabla | Guarda datos. |
| Consulta | Recupera, filtra, calcula o modifica datos. |
| Formulario | Facilita introducir y editar. |
| Informe | Presenta para imprimir o distribuir. |
| Relación | Conecta tablas mediante claves. |
| Importar/vincular | Copiar dentro de Access frente a mantener conexión con origen. |
Regla mental: tabla guarda, consulta pregunta, formulario captura, informe presenta.
Una base de datos es un conjunto organizado de información estructurada para almacenar, consultar, modificar y presentar datos. Access es un sistema de gestión de bases de datos relacionales de escritorio. Permite crear bases sencillas sin programar y bases más complejas con consultas, formularios, informes, macros y módulos.
| Concepto | Significado |
|---|---|
| Base de datos | Conjunto organizado de datos relacionados. |
| SGBD | Sistema que permite crear y gestionar bases de datos. |
| Base relacional | Organiza datos en tablas relacionadas. |
| Access | SGBD relacional de escritorio de Microsoft 365. |
Archivo .accdb |
Formato actual habitual de base de datos Access. |
Access se diferencia de Excel en que no está pensado principalmente para calcular en celdas, sino para almacenar datos estructurados y relacionados. Una hoja de cálculo puede servir para una lista sencilla; una base de datos es preferible cuando hay varias entidades conectadas, reglas de integridad, formularios de captura e informes. Access para Microsoft 365 es la aplicación de escritorio incluida en determinadas suscripciones de Microsoft 365; no debe confundirse con una base de datos web ni con Excel.
Una base de datos Access se compone de objetos. Cada objeto tiene una función específica.
| Objeto | Función |
|---|---|
| Tabla | Almacena datos en registros y campos. |
| Consulta | Recupera, filtra, ordena, calcula o modifica datos. |
| Formulario | Facilita introducir, consultar y editar datos. |
| Informe | Presenta datos para impresión o distribución. |
| Macro | Automatiza acciones sin programación compleja. |
| Módulo | Contiene código de Visual Basic for Applications (VBA). |
Regla mental: tabla guarda, consulta pregunta, formulario captura, informe presenta.
La tabla es el objeto fundamental. Contiene registros y campos. Cada registro es una fila; cada campo es una columna que representa un dato concreto.
Ejemplo conceptual:
| Campo | Registro 1 | Registro 2 |
|---|---|---|
| ID | 1 | 2 |
| Apellidos | García López | Martín Ruiz |
| Fecha de alta | 12/01/2026 | 04/03/2026 |
| Activo | Sí | No |
Una tabla debe diseñarse antes de introducir datos masivamente. Si se mezclan varios conceptos en un mismo campo, luego será difícil filtrar, ordenar o relacionar.
Cada campo tiene un tipo de datos. El tipo determina qué valores admite y cómo se almacenan.
| Tipo de datos | Uso |
|---|---|
| Texto corto | Nombres, códigos, direcciones breves. |
| Texto largo | Observaciones extensas. |
| Número | Cantidades numéricas para cálculo. |
| Número grande | Valores numéricos amplios, según versión. |
| Fecha/Hora | Fechas y horas. |
| Moneda | Importes con precisión monetaria. |
| Autonumeración | Identificadores generados automáticamente. |
| Sí/No | Valores booleanos. |
| Hipervínculo | Direcciones web o correo. |
| Datos adjuntos | Archivos vinculados a registros. |
| Calculado | Resultado derivado de otros campos. |
Cuidado en test: un código postal o DNI no siempre debe ser numérico. Si no se calcula con él y puede tener ceros iniciales, suele convenir texto. La Autonumeración genera el valor al guardar el registro y sus valores no se reutilizan necesariamente; por eso no debe usarse para saber cuántos registros existen.
La clave principal identifica de forma única cada registro. No puede repetirse ni quedar vacía. Cada tabla solo puede tener una clave principal, aunque esta puede estar formada por uno o varios campos. En Access es frecuente usar un campo Autonumeración, pero no es obligatorio: también puede utilizarse una clave natural estable y única.
| Rasgo | Clave principal |
|---|---|
| Unicidad | Cada registro tiene valor único. |
| No nulo | No puede estar vacío. |
| Identificación | Permite distinguir registros. |
| Relaciones | Puede conectarse con claves externas. |
La clave principal no tiene por qué ser un dato visible o significativo para el usuario. Muchas bases usan un identificador interno autonumérico para evitar duplicidades.
En vista Diseño, cada campo puede tener propiedades que controlan entrada, formato y validación.
| Propiedad | Función |
|---|---|
| Tamaño del campo | Limita longitud o rango. |
| Formato | Cambia presentación. |
| Máscara de entrada | Guía la introducción de datos. |
| Título | Muestra etiqueta alternativa. |
| Valor predeterminado | Rellena automáticamente si no se indica otro. |
| Regla de validación | Obliga a cumplir una condición. |
| Texto de validación | Mensaje si se incumple la regla. |
| Requerido | Impide dejar vacío. |
| Indexado | Acelera búsquedas y puede evitar duplicados. |
Frase de examen: la regla de validación impone la condición; el texto de validación explica el error.
Access permite trabajar con tablas en varias vistas.
| Vista | Uso |
|---|---|
| Hoja de datos | Ver, introducir y editar registros. |
| Diseño | Definir campos, tipos y propiedades. |
La vista Hoja de datos se parece visualmente a una cuadrícula. La vista Diseño no muestra registros, sino la estructura. Si se pregunta por cambiar tipo de datos, tamaño de campo o clave principal, la respuesta suele estar en vista Diseño.
Las relaciones vinculan tablas mediante campos comunes. Evitan duplicar información y permiten combinar datos en consultas, formularios e informes.
| Tipo de relación | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Uno a uno | Un registro se relaciona con uno. | Persona y ficha única. |
| Uno a varios | Un registro principal se relaciona con varios secundarios. | Departamento y empleados. |
| Varios a varios | Varios registros se relacionan con varios. | Cursos y alumnos. |
Las relaciones varios a varios se implementan mediante una tabla intermedia. Por ejemplo, si un alumno puede estar en varios cursos y un curso tener varios alumnos, se crea una tabla de matrículas.
La integridad referencial mantiene coherencia entre tablas relacionadas. Si se activa, Access impide introducir registros secundarios sin registro principal correspondiente y evita eliminaciones o cambios que dejen datos huérfanos.
| Opción | Efecto |
|---|---|
| Exigir integridad referencial | Impide incoherencias entre tablas. |
| Actualizar en cascada | Cambia claves relacionadas si cambia la principal. |
| Eliminar en cascada | Elimina registros secundarios al borrar principal. |
Cuidado en test: eliminar en cascada puede borrar muchos registros relacionados. No es una opción inocua.
Las consultas permiten obtener información de una o varias tablas. Pueden seleccionar campos, aplicar criterios, ordenar, agrupar, calcular o ejecutar acciones sobre datos.
| Tipo de consulta | Función |
|---|---|
| Selección | Muestra datos que cumplen criterios. |
| Parámetros | Pide un valor al ejecutarse. |
| Totales | Agrupa y calcula sumas, promedios o recuentos. |
| Referencias cruzadas | Resume datos en formato de matriz. |
| Actualización | Modifica registros existentes. |
| Datos anexados | Añade registros a una tabla. |
| Eliminación | Borra registros. |
| Creación de tabla | Crea una tabla con resultados. |
Las consultas de selección no modifican los datos originales. Las consultas de acción sí pueden modificarlos, por eso deben usarse con especial cuidado. Una consulta de actualización cambia registros existentes; una de datos anexados añade registros a una tabla; una de eliminación borra registros; y una de creación de tabla guarda el resultado en una tabla nueva. La actualización no sirve para añadir registros nuevos ni para eliminarlos.
Access permite diseñar consultas visualmente mediante una cuadrícula con campos, tabla, orden, mostrar y criterios. También puede verse la consulta en lenguaje SQL.
| Criterio | Significado |
|---|---|
>100 |
Valores mayores que 100. |
Entre 100 Y 500 |
Valores dentro del intervalo. |
Es Nulo |
Campo vacío. |
Es No Nulo |
Campo con valor. |
Como "A*" |
Texto que empieza por A. |
En ("A";"B") |
Valor incluido en lista. |
Criterios en la misma fila se combinan como “Y”; criterios en filas diferentes se combinan como “O”. La cuadrícula de diseño también permite ocultar un campo del resultado desmarcando Mostrar, sin dejar de utilizarlo como criterio.
Regla mental: misma fila suma condiciones; filas distintas ofrecen alternativas.
Los formularios facilitan trabajar con datos sin usar directamente la tabla. Son útiles para introducir información, consultar registros y crear pantallas de uso más amigables.
| Elemento de formulario | Uso |
|---|---|
| Cuadro de texto | Ver o editar un campo. |
| Etiqueta | Texto explicativo no editable. |
| Cuadro combinado | Elegir valor de lista desplegable. |
| Casilla de verificación | Campos Sí/No. |
| Botón de comando | Ejecutar acción. |
| Subformulario | Mostrar registros relacionados. |
Un formulario puede basarse en una tabla o consulta. Si se basa en una consulta filtrada, solo mostrará los datos que esa consulta devuelva. Para datos relacionados, un subformulario suele representar el lado “varios” dentro del formulario principal del lado “uno”; ambos se vinculan mediante los campos principal y secundario. Un formulario dividido combina vista Formulario y Hoja de datos sobre el mismo origen.
Los informes presentan datos con formato para imprimir, exportar o distribuir. Son objeto de salida, no de captura de datos.
| Parte del informe | Función |
|---|---|
| Encabezado del informe | Aparece una vez al inicio. |
| Encabezado de página | Aparece en cada página. |
| Detalle | Muestra registros. |
| Pie de grupo | Muestra subtotales por grupo. |
| Pie de página | Número de página u otros datos. |
| Pie del informe | Totales finales. |
Los informes pueden agrupar, ordenar y calcular totales. También pueden contener subinformes para mostrar información relacionada. Si se quiere introducir datos, se usa formulario; si se quiere imprimir una relación ordenada, se usa informe. Un informe no es el mecanismo principal de edición de registros.
Access puede intercambiar datos con Excel, otros Access, archivos CSV, SharePoint, ODBC, SQL Server y otros orígenes según configuración.
| Operación | Resultado |
|---|---|
| Importar | Copia datos u objetos dentro de la base actual. |
| Vincular | Crea conexión con datos externos sin copiarlos definitivamente. |
| Exportar | Envía datos u objetos a otro formato o destino. |
Al importar, los datos pasan a formar parte de la base de destino y no cambian si cambia el origen. Al vincular, Access crea una tabla vinculada que conserva la conexión con el origen y puede reflejar sus cambios, según permisos y tipo de origen. Importar también puede copiar objetos de una base de datos Access, como tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos; no significa borrar ni sobrescribir automáticamente el origen.
Cuidado en test: importar crea copia; vincular mantiene conexión.