Bloque VI
Revisa tus subrayados. Algunos no se han podido localizar en el texto actual.
Procesadores de texto: Word 365. Principales funciones y utilidades. Creación y estructuración del documento. Gestión, grabación, recuperación e impresión de ficheros. Personalización del entorno de trabajo.
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Lectura ágil
Dominar Word 365 como herramienta de documento administrativo.
estilos, estructura, guardado, recuperación, impresión y entorno
Memorización útil
Regla mnemotécnica: Word = redactar, estructurar, revisar, guardar e imprimir.
Este tema se estudia con la versión Word 365 de Microsoft 365. La referencia principal es práctica: saber localizar herramientas, distinguir operaciones y comprender qué efecto produce cada comando sobre el documento.
En examen no suelen pedir redactar un documento, sino reconocer la herramienta adecuada: estilos, encabezados, tabla de contenido, combinar correspondencia, control de cambios, autoguardado, impresión, recuperación o personalización de la cinta.
| Herramienta | Para qué sirve en examen |
|---|---|
| Estilos | Estructurar títulos y generar tabla de contenido. |
| Secciones | Cambiar orientación, encabezados o numeración por partes. |
| Control de cambios | Revisar inserciones y eliminaciones antes de aceptar. |
| Combinar correspondencia | Crear cartas, etiquetas o documentos personalizados. |
| Guardar como | Cambiar nombre, ubicación o formato. |
Regla mental: si quieres índice automático, no basta poner el título bonito: hay que aplicar estilo de título.
Un procesador de textos es una aplicación destinada a crear, editar, estructurar, revisar, guardar e imprimir documentos. Word 365 permite trabajar con texto, tablas, imágenes, formas, encabezados, pies, referencias, comentarios, estilos y herramientas colaborativas.
Word no es solo “escribir en una hoja”. La potencia del programa está en separar el contenido del formato: un documento bien hecho usa estilos, secciones, listas, tablas y referencias para que pueda actualizarse sin rehacerlo a mano.
| Elemento | Función |
|---|---|
| Documento | Archivo de trabajo de Word. |
| Párrafo | Unidad básica de formato de bloque. |
| Estilo | Conjunto de formatos reutilizable. |
| Sección | Parte del documento con configuración propia. |
| Plantilla | Modelo reutilizable para crear documentos. |
| Tabla de contenido | Índice generado a partir de títulos. |
Cuidado en test: una plantilla no es un documento ya cerrado; es un modelo para crear documentos nuevos con una estructura o formato predefinido. La extensión .dotx identifica una plantilla sin macros; .dotm, una plantilla que puede contener macros.
La interfaz de Word 365 se organiza mediante una ventana con cinta de opciones, barra de título, área de edición, barra de estado y controles de vista. El aspecto puede cambiar por actualizaciones, pero la lógica de trabajo se mantiene.
| Zona | Utilidad |
|---|---|
| Barra de título | Muestra el nombre del documento y controles de ventana. |
| Cinta de opciones | Agrupa comandos por fichas. |
| Barra de acceso rápido | Permite colocar comandos frecuentes. |
| Área del documento | Zona donde se edita el contenido. |
| Regla | Ayuda a ajustar márgenes, sangrías y tabulaciones. |
| Barra de estado | Muestra páginas, palabras, idioma, vista y zoom. |
Fichas habituales:
| Ficha | Contenido principal |
|---|---|
| Inicio | Fuente, párrafo, estilos, edición y portapapeles. |
| Insertar | Tablas, imágenes, vínculos, encabezado, pie y símbolos. |
| Diseño | Temas, colores, fuentes, marca de agua y fondo de página. |
| Disposición | Márgenes, orientación, tamaño, columnas y saltos. |
| Referencias | Tabla de contenido, notas, citas, títulos e índice. |
| Correspondencia | Sobres, etiquetas y combinación de correspondencia. |
| Revisar | Ortografía, comentarios, control de cambios y comparación. |
| Vista | Modos de vista, panel de navegación, zoom y ventanas. |
Un documento puede crearse en blanco, desde una plantilla o a partir de un archivo existente. En Word 365 también puede guardarse en el equipo, OneDrive o SharePoint, según configuración.
Los formatos más habituales son:
| Formato | Extensión | Uso |
|---|---|---|
| Documento de Word | .docx |
Formato ordinario actual. |
| Documento habilitado para macros | .docm |
Documento que puede contener macros. |
| Plantilla | .dotx |
Modelo sin macros. |
| Plantilla habilitada para macros | .dotm |
Modelo con macros. |
.pdf |
Distribución estable, no pensada para edición ordinaria. | |
| Texto sin formato | .txt |
Solo caracteres, sin formato. |
| OpenDocument | .odt |
Compatibilidad con otros procesadores. |
Frase de examen: Guardar conserva el archivo actual; Guardar como permite cambiar nombre, ubicación o formato.
El formato de fuente afecta a caracteres: tipo de letra, tamaño, negrita, cursiva, subrayado, color, tachado, superíndice o subíndice. El formato de párrafo afecta al bloque completo: alineación, sangría, interlineado, espaciado, viñetas, numeración y bordes.
| Formato | Afecta a | Ejemplo |
|---|---|---|
| Negrita | Caracteres seleccionados. | Resaltar una palabra. |
| Alineación | Párrafo. | Centrar un título. |
| Interlineado | Párrafo. | Separar líneas. |
| Sangría francesa | Párrafo. | Bibliografía o listas. |
| Viñetas | Párrafos. | Enumeración sin orden numérico. |
| Lista multinivel | Párrafos jerárquicos. | 1, 1.1, 1.1.1. |
Atajos frecuentes:
| Acción | Atajo habitual |
|---|---|
| Negrita | Ctrl + N |
| Cursiva | Ctrl + K |
| Subrayado | Ctrl + S |
| Copiar | Ctrl + C |
| Cortar | Ctrl + X |
| Pegar | Ctrl + V |
| Deshacer | Ctrl + Z |
| Buscar | Ctrl + B |
| Imprimir | Ctrl + P |
Cuidado en test: en Word en español, Ctrl + N aplica negrita; no debe confundirse con “nuevo documento” de otras aplicaciones.
Los estilos son esenciales. Permiten aplicar de una vez un conjunto de formatos y mantener coherencia en todo el documento. Los estilos de título son la base para crear automáticamente una tabla de contenido y navegar por el documento.
| Estilo | Uso |
|---|---|
| Normal | Texto general. |
| Título 1 | Apartados principales. |
| Título 2 | Subapartados. |
| Título 3 | Niveles inferiores. |
| Cita | Texto citado o destacado. |
| Énfasis | Resalte leve. |
Word genera la tabla de contenido usando los encabezados del documento. Si un apartado no aparece en la tabla, normalmente es porque no se ha aplicado un estilo de título o porque la tabla no se ha actualizado.
La tabla de contenido puede configurarse para mostrar un número concreto de niveles, números de página y caracteres de relleno. Si se modifica el documento, hay que actualizar sus campos para reflejar los nuevos títulos o números de página. La numeración jerárquica de títulos se consigue combinando una lista multinivel con los estilos integrados de título; numerar párrafos manualmente no produce la misma estructura navegable.
Regla mental: título con estilo, índice automático; título “a mano”, índice problemático.
Una sección permite aplicar configuración distinta a una parte del documento: orientación horizontal, columnas, encabezados diferentes o numeración propia. Los saltos de sección no son iguales que los saltos de página.
| Elemento | Resultado |
|---|---|
| Salto de página | Comienza una nueva página. |
| Salto de sección continuo | Nueva sección sin cambiar de página. |
| Salto de sección página siguiente | Nueva sección en página nueva. |
| Salto de sección página par/impar | Inicia la sección siguiente en la primera página par o impar disponible. |
| Columnas | Distribuyen texto en varias columnas. |
| Márgenes | Definen espacio entre texto y borde del papel. |
| Orientación | Vertical u horizontal. |
Los encabezados y pies de página se insertan fuera del cuerpo principal. Pueden incluir número de página, fecha, título, autor o logotipo. También pueden configurarse de forma distinta para primera página, páginas pares e impares o secciones diferentes.
Las tablas organizan información en filas y columnas. Permiten insertar o eliminar filas, combinar celdas, dividir celdas, aplicar estilos y ajustar bordes. Una tabla de Word sirve para presentar información; no debe confundirse con una hoja de cálculo de Excel, aunque pueda incluir fórmulas sencillas.
Word permite insertar imágenes, formas, iconos, SmartArt, gráficos, capturas y vínculos. En imágenes, una opción clave es el ajuste del texto: en línea con el texto, cuadrado, estrecho, detrás del texto o delante del texto.
| Objeto | Para qué se usa |
|---|---|
| Tabla | Información organizada. |
| Imagen | Elemento gráfico externo. |
| Forma | Dibujo simple. |
| SmartArt | Diagrama visual. |
| Gráfico | Representación visual de datos. |
| Hipervínculo | Enlace a web, correo o ubicación. |
Cuidado en test: “en línea con el texto” trata la imagen como si fuera un carácter más; “delante del texto” puede tapar contenido.
La ficha Revisar reúne herramientas importantes para oposición: ortografía, gramática, idioma, comentarios, control de cambios, aceptar o rechazar cambios, comparar documentos y proteger.
| Herramienta | Función |
|---|---|
| Ortografía y gramática | Revisa errores del texto. |
| Idioma | Define idioma de corrección. |
| Comentarios | Añade notas sin modificar el texto principal. |
| Control de cambios | Registra inserciones, eliminaciones y formato. |
| Aceptar/Rechazar | Consolida o descarta cambios propuestos. |
| Comparar | Muestra diferencias entre documentos. |
| Restringir edición | Limita cambios permitidos. |
El control de cambios no corrige por sí mismo. Solo registra modificaciones para que otra persona las revise. Hasta que se aceptan o rechazan, siguen siendo cambios pendientes. Ocultar las marcas cambia la visualización, pero no acepta ni elimina los cambios; para consolidarlos hay que aceptarlos o rechazarlos.
Los comentarios son conversaciones o notas vinculadas a una parte del documento y actualmente constituyen una función diferenciada del control de cambios. Se pueden responder, resolver o eliminar sin que eso equivalga a aceptar una inserción o eliminación registrada.
La combinación de correspondencia permite crear documentos personalizados en serie: cartas, etiquetas, sobres o correos. Usa un documento principal y una fuente de datos, como Excel, Access o contactos.
Fases habituales:
| Elemento | Ejemplo |
|---|---|
| Documento principal | Modelo de carta. |
| Fuente de datos | Lista de destinatarios. |
| Campo de combinación | Nombre, dirección o código postal. |
| Resultado | Cartas personalizadas. |
Frase de examen: combinar correspondencia no crea un único destinatario; genera copias personalizadas a partir de datos.
Word permite guardar manualmente, usar Autoguardado (AutoSave) en archivos ubicados en OneDrive o SharePoint, recuperar documentos tras cierres inesperados y consultar historial de versiones si el archivo está en la nube y la configuración lo permite. AutoSave guarda los cambios del archivo en la nube mientras se trabaja; no equivale a Autorrecuperación, que conserva información temporal para intentar recuperar el trabajo después de un cierre anómalo. Ninguna de las dos funciones sustituye a revisar el archivo ni garantiza recuperar cualquier cambio.
| Función | Efecto |
|---|---|
| Guardar | Actualiza el archivo actual. |
| Guardar como | Crea versión con otro nombre, ubicación o formato. |
| Autoguardado (AutoSave) | Guarda cambios automáticamente en ubicaciones compatibles como OneDrive o SharePoint. |
| Autorrecuperación | Ayuda a recuperar archivos tras cierre inesperado. |
| Historial de versiones | Permite volver a versiones anteriores en la nube. |
La impresión se gestiona desde Archivo > Imprimir. Permite elegir impresora, copias, páginas, orientación, tamaño, márgenes, impresión a doble cara, intercalado y páginas por hoja.
| Opción de impresión | Significado |
|---|---|
| Página actual | Imprime solo la página donde está el cursor. |
| Intervalo | Permite indicar páginas concretas. |
| Intercalar | Imprime copias completas ordenadas. |
| Doble cara | Imprime anverso y reverso si la impresora lo permite. |
| Páginas por hoja | Reduce varias páginas en una hoja física. |
Word permite adaptar el entorno de trabajo desde Archivo > Opciones. La personalización puede afectar a cinta de opciones, barra de acceso rápido, idioma, revisión, guardado, accesibilidad, vista y comportamiento de edición.
| Opción | Utilidad |
|---|---|
| Personalizar cinta | Añadir o quitar fichas y grupos. |
| Barra de acceso rápido | Colocar comandos frecuentes. |
| Revisión | Ajustar autocorrección y ortografía. |
| Guardar | Cambiar formato o ubicación predeterminada. |
| Idioma | Configurar idioma de edición y revisión. |
| Accesibilidad | Revisar problemas de lectura o uso. |
El zoom cambia la visualización, no el tamaño real de impresión. Las vistas también cambian la forma de trabajar: diseño de impresión, lectura, diseño web, esquema o vista simplificada de edición.