Tema VI.5

Referencias de estudio

Este tema se estudia con Excel 365, integrado en Microsoft 365. La referencia principal es práctica: identificar elementos de la hoja, saber qué hacen fórmulas y funciones, diferenciar ordenar y filtrar, comprender referencias relativas y absolutas, y conocer las herramientas básicas de gráficos y gestión de datos.

Excel se actualiza con funciones nuevas, pero las bases de examen siguen siendo estables: libros, hojas, celdas, rangos, fórmulas, formatos, referencias, gráficos, filtros, ordenaciones, impresión y personalización. En Microsoft 365 conviene añadir a ese núcleo las tablas dinámicas, el formato condicional y las funciones de búsqueda y de cálculo condicionado.

Guía rápida de estudio

Cuidado en test: ordenar cambia la posición de filas; filtrar solo muestra las que cumplen criterios.

Excel 365 como hoja de cálculo

Excel es una aplicación para organizar datos en filas y columnas, realizar cálculos, analizar listas y representar información mediante gráficos. Es útil para presupuestos, controles, estadísticas, relaciones de expedientes, inventarios, nóminas auxiliares, seguimiento de tareas y cualquier información estructurada.

Cuidado en test: Excel no es una base de datos relacional como Access, aunque pueda gestionar listas y tablas.

Entorno de trabajo

La interfaz de Excel comparte la estructura de Microsoft 365: cinta de opciones, barra de acceso rápido, barra de título y barra de estado. Además tiene elementos propios de la hoja de cálculo.

Fichas relevantes:

Libros, hojas, filas, columnas y celdas

El archivo de Excel se denomina libro. Un libro puede contener una o varias hojas. Cada hoja está formada por filas numeradas y columnas identificadas con letras. La celda se nombra por columna y fila: A1, C8, AA20.

Las hojas pueden insertarse, eliminarse, cambiarse de nombre, moverse, copiarse, ocultarse y colorear su pestaña. Eliminar una hoja puede suponer pérdida de datos, por lo que Excel suele pedir confirmación.

Regla mental: libro es archivo; hoja es pestaña; celda es casilla; rango es conjunto.

Introducción y edición de datos

En una celda puede introducirse texto, números, fechas, horas, porcentajes, fórmulas o valores lógicos. Excel interpreta algunos datos automáticamente: una fecha puede almacenarse internamente como número y mostrarse con formato de fecha.

Para editar una celda puede usarse doble clic, la tecla F2 o la barra de fórmulas. Suprimir elimina contenido, pero no necesariamente formato. Borrar todo elimina contenido, formato y comentarios según opción elegida.

El autorrelleno permite copiar valores o continuar series: días, meses, números o fórmulas. El controlador de relleno es el pequeño cuadro situado en la esquina de la selección.

Cuidado en test: si se escribe 00123 como número, Excel puede mostrar 123. Para conservar ceros iniciales conviene usar formato texto o anteponer apóstrofo.

Formato y configuración de hoja

El formato cambia cómo se presenta la información. No siempre cambia el valor almacenado. Por ejemplo, una fecha puede mostrarse de varias formas sin dejar de ser la misma fecha.

La configuración de página afecta a la impresión: márgenes, orientación, tamaño, escala, área de impresión, saltos de página, encabezado, pie y repetición de filas o columnas de títulos.

Fórmulas

Toda fórmula empieza con el signo igual. Puede contener números, referencias, operadores y funciones.

Excel respeta prioridad de operaciones: paréntesis, potencias, multiplicación/división y suma/resta. Si hay duda, los paréntesis mandan.

Referencias relativas, absolutas y mixtas

Las referencias son una de las partes más preguntadas.

Si en B2 hay =A2*10 y se copia a B3, pasará a =A3*10. Si se usa =$A$2*10, seguirá apuntando a A2.

Regla mental: el dólar bloquea lo que tiene detrás: $A bloquea columna; $1 bloquea fila.

Funciones

Las funciones son fórmulas predefinidas. En Excel en español se usan nombres como SUMA, PROMEDIO, MAX, MIN o SI. La disponibilidad exacta puede depender de versión e idioma, pero las funciones básicas son estables.

Ejemplo de función condicional:

Cuidado en test: el resultado de una fórmula puede verse en la celda, pero la fórmula se ve en la barra de fórmulas cuando la celda está activa.

Funciones condicionadas y de búsqueda

CONTAR.SI cuenta las celdas que cumplen un criterio y SUMAR.SI suma los valores asociados a un criterio. Sus variantes CONTAR.SI.CONJUNTO y SUMAR.SI.CONJUNTO permiten combinar varios criterios. No deben confundirse con CONTAR, que cuenta números, ni con CONTARA, que cuenta celdas no vacías.

En Microsoft 365, BUSCARX busca un valor en un rango y devuelve el correspondiente de otro rango. A diferencia de BUSCARV, no exige que el rango de búsqueda sea la primera columna de toda la matriz y permite indicar un resultado para el caso de no encontrar coincidencia. FILTRO devuelve las filas o columnas que cumplen una condición y puede producir un resultado expandido en varias celdas.

Formato condicional, tablas y tablas dinámicas

El formato condicional aplica un formato cuando se cumple una regla, por ejemplo, resaltar importes superiores a un límite. No cambia por sí mismo el valor ni sustituye a ordenar o filtrar.

Convertir un rango en tabla añade encabezados y filtros, extiende fórmulas y formato al incorporar registros y permite referencias estructuradas. Una tabla dinámica resume y reorganiza datos mediante campos de filtros, filas, columnas y valores; no es una tabla relacional de Access ni modifica necesariamente el origen. Al cambiar los datos de origen puede ser necesario actualizarla.

Errores de fórmula

Excel muestra códigos de error cuando una fórmula no puede calcularse correctamente.

La auditoría de fórmulas permite rastrear precedentes, dependientes, mostrar fórmulas y evaluar fórmula. Es útil para encontrar errores en hojas complejas.

Gráficos

Los gráficos representan visualmente datos de una tabla. Antes de insertar un gráfico conviene seleccionar el rango correcto, con encabezados claros.

Un gráfico puede tener título, leyenda, ejes, etiquetas de datos, cuadrícula y estilos. Las columnas comparan categorías, las líneas muestran tendencias y el circular representa partes de un total cuando las categorías son pocas. Si los datos de origen cambian, el gráfico normalmente se actualiza, aunque puede requerir revisar el rango de origen.

Gestión de datos

Excel permite trabajar con listas mediante tablas, ordenación, filtros, validación, quitar duplicados y subtotales. Convertir un rango en tabla facilita filtros, estilos, referencias estructuradas y ampliación automática.

Frase de examen: ordenar cambia el orden; filtrar oculta temporalmente lo que no cumple.

Al ordenar una lista conviene incluir todos los campos relacionados para no desalinear los registros. Se puede ordenar por texto, número, fecha, color o varios niveles. Filtrar conserva los datos y permite volver a mostrar todas las filas; quitar duplicados sí modifica el rango al eliminar registros repetidos según las columnas elegidas.

Personalización del entorno

Excel permite personalizar cinta de opciones, barra de acceso rápido, formato predeterminado, idioma, cálculo, guardado, opciones de edición y complementos.

La protección de hoja y de libro restringe operaciones según las opciones configuradas, pero no equivale a un sistema de copias de seguridad ni debe presentarse como cifrado del archivo. La personalización de la cinta y de la barra de acceso rápido modifica el entorno de trabajo del usuario, no los datos del libro.

Repaso final

• Excel organiza datos en libros, hojas, filas, columnas y celdas.
• Una celda se identifica por columna y fila.
• Una fórmula empieza por =.
• Las funciones son fórmulas predefinidas.
• Las referencias relativas cambian al copiar; las absolutas se fijan con $.
• Formato no siempre cambia valor.
• Ordenar no es filtrar.
• Los gráficos representan datos seleccionados.
• La tabla dinámica resume datos.
• CONTAR.SI, SUMAR.SI y sus variantes trabajan con criterios; BUSCARX recupera un dato relacionado.
• El formato condicional resalta valores según reglas, mientras que una tabla dinámica resume y reorganiza datos.
• Inmovilizar paneles afecta a visualización, no a impresión.