Tema II.2

Normativa de referencia

Este tema se estudia principalmente sobre la Ley 39/2015, de 1 de octubre, por sus reglas sobre documentos administrativos, expedientes, copias, registros y archivo electrónico único. También debe tenerse presente el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, que aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.

Para archivo y patrimonio documental, la referencia clásica es la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, junto con la normativa específica de archivos estatales y gestión documental. En una oficina pública, este tema tiene una dimensión práctica: saber qué es un documento, cómo entra o sale por registro, cómo se incorpora al expediente y cómo se conserva.

Concepto de documento

Un documento es una unidad de información fijada en un soporte. Puede contener texto, imagen, sonido, datos estructurados o cualquier otra forma de expresión. En la Administración, el documento interesa porque deja constancia de actuaciones, derechos, obligaciones, comunicaciones y decisiones.

La Ley 39/2015 regula los documentos públicos administrativos. Las Administraciones Públicas emiten los documentos administrativos por escrito, a través de medios electrónicos, salvo que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia.

Para que un documento administrativo electrónico sea válido, el artículo 26 de la Ley 39/2015 exige que incorpore información diferenciada e individualizada, referencia temporal del momento en que se emite, los metadatos mínimos exigidos y las firmas electrónicas que correspondan. Además, debe permitir identificar el órgano competente y conservarse en un formato que garantice su autenticidad e integridad.

No todo archivo informático es automáticamente un documento administrativo. Debe estar emitido, recibido o incorporado por un órgano administrativo en el ejercicio de sus funciones y cumplir los requisitos aplicables.

Frase de examen: el documento administrativo no es solo papel; la regla actual es el documento electrónico.

Documentos, copias y expediente

La Ley 39/2015 define el expediente administrativo como el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.

Los expedientes deben tener formato electrónico y formarse mediante agregación ordenada de documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias. Deben incluir un índice numerado de todos los documentos cuando se remitan.

Las copias auténticas pueden realizarse mediante actuación administrativa automatizada o por funcionario habilitado. Deben garantizar la identidad del órgano que realiza la copia y su contenido.

Cuidado en test: copia simple y copia auténtica no son lo mismo. La copia auténtica tiene valor administrativo porque garantiza correspondencia con el original.

Concepto y función del registro

El registro administrativo es el sistema que deja constancia oficial de la entrada y salida de solicitudes, escritos y comunicaciones. Su finalidad es acreditar que un documento se presentó o se emitió en una fecha determinada y permitir su trazabilidad.

La Ley 39/2015 establece que cada Administración debe disponer de un Registro Electrónico General. También pueden existir registros electrónicos de organismos vinculados o dependientes, interoperables con el Registro Electrónico General.

El registro electrónico permite presentar documentos todos los días del año durante las veinticuatro horas. A efectos de cómputo de plazos, se rige por la fecha y hora oficial de la sede electrónica de acceso. Si se presenta un documento en día inhábil, se entiende presentado en la primera hora del primer día hábil siguiente, salvo que una norma permita expresamente la recepción en día inhábil; el orden de los documentos presentados ese día se mantiene.

Lugares de presentación

La Ley 39/2015 permite presentar documentos dirigidos a Administraciones Públicas en varios lugares.

Los documentos presentados presencialmente ante las Administraciones deben ser digitalizados por la oficina de asistencia en materia de registros para incorporarlos al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales a la persona interesada salvo excepciones.

Cuidado en test: la presentación electrónica puede hacerse cualquier día y hora, pero el cómputo de plazos debe atender al calendario de días inhábiles aplicable y a las reglas de la sede.

Asiento registral

Cada asiento de entrada o salida debe recoger datos que permitan identificar el movimiento documental. Aunque la aplicación concreta pueda variar, la lógica del asiento es siempre la misma: saber qué entra o sale, cuándo, quién lo presenta o recibe, a qué órgano se dirige y qué documentación acompaña.

El recibo de presentación es esencial para la ciudadanía. Debe acreditar fecha y hora de presentación, número de registro, copia del escrito y, cuando proceda, los documentos aportados.

Concepto y función del archivo

El archivo es el conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por una Administración en el ejercicio de sus funciones, así como el servicio encargado de custodiarlos, conservarlos, describirlos y facilitar su consulta cuando proceda.

El archivo cumple varias funciones:

1. Custodiar documentos.
2. Garantizar autenticidad, integridad y conservación.
3. Permitir recuperación de información.
4. Facilitar transparencia y acceso cuando proceda.
5. Servir de memoria administrativa.
6. Asegurar eliminación o transferencia conforme a reglas de valoración documental.

La Ley 39/2015 prevé que cada Administración mantenga un archivo electrónico único de los documentos electrónicos correspondientes a procedimientos finalizados. Estos documentos deben conservarse en un formato que permita garantizar autenticidad, integridad, confidencialidad, calidad, protección y conservación, así como el acceso y consulta con independencia del tiempo transcurrido. La conservación no autoriza por sí sola a eliminar documentos: la eliminación debe ajustarse a la normativa y a las resoluciones de valoración documental que resulten aplicables.

Regla mental: registro = entrada y salida; archivo = conservación y recuperación.

Ciclo de vida documental

Los documentos administrativos pasan por fases. Esta idea ayuda a ordenar registros y archivos.

No todos los documentos se conservan indefinidamente. Algunos se eliminan cuando transcurren plazos y existe autorización conforme a reglas de valoración documental. Otros se conservan de forma permanente por su valor probatorio, jurídico o histórico.

Clases de archivo

La denominación concreta puede variar según la Administración, pero la lógica de ciclo documental se mantiene: uso inmediato, conservación administrativa, valoración y conservación histórica o eliminación.

Criterios de ordenación

Ordenar documentos significa colocarlos según un criterio estable que permita localizarlos. La ordenación debe responder al uso del archivo, al tipo de documentación y a las necesidades de recuperación.

Errores habituales: confundir clasificación con ordenación. Clasificar es agrupar por series y funciones conforme a un cuadro de clasificación; ordenar es colocar los documentos dentro de cada grupo siguiendo un criterio. Una serie documental reúne documentos o expedientes producidos de manera continuada como resultado de una misma función o actividad.

Resumen de repaso

• Documento administrativo es información emitida, recibida o incorporada por la Administración en ejercicio de sus funciones.
• La regla actual es el documento y expediente electrónico.
• El registro acredita entrada y salida de documentos, fecha, hora y destinatario.
• Cada Administración debe tener Registro Electrónico General.
• Las oficinas de asistencia digitalizan documentos presentados presencialmente para incorporarlos al expediente electrónico, salvo las excepciones previstas legalmente.
• El archivo conserva, custodia, organiza y permite recuperar documentos.
• El archivo electrónico único conserva documentos electrónicos de procedimientos finalizados.
• Las clases de archivo responden al ciclo de vida documental.
• Los criterios de ordenación pueden ser alfabético, cronológico, numérico, geográfico, temático, orgánico o mixto.