Grupo II
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Concepto de documento, registro y archivo. Funciones del registro y del archivo. Clase de archivos y criterios de ordenación. El registro de entrada y salida de documentos. Requisitos en la presentación de documentos.
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II.4: estudiar el tema por bloques claros, separando conceptos, órganos, plazos y efectos.
ubicación normativa, órgano competente y dato de examen
Memorización útil
Regla mnemotécnica: Norma -> órgano -> requisito -> efecto. Si el test cambia una pieza, la respuesta suele cambiar.
Normativa de referencia:
🔗 Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPACAP) — arts. 26 a 28: https://www.boe.es/eli/es/l/2015/10/01/39/con
🔗 Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno (LTAIBG): https://www.boe.es/eli/es/l/2013/12/09/19/con
🔗 Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos: https://www.boe.es/eli/es/rd/2002/11/08/1164/con
🔗 Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (en lo relativo a archivos): https://www.boe.es/eli/es/l/1985/06/25/16/con
🔗 Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD): https://www.boe.es/eli/es/lo/2018/12/05/3/con
🔗 Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (RGPD): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/TXT/?uri=CELEX:32016R0679
En su acepción más amplia, un documento es cualquier soporte material o digital que contiene información expresada mediante signos, símbolos, imágenes o texto, y que puede ser leído, reproducido o percibido. Esta definición abarca documentos escritos, gráficos, fotográficos, sonoros, audiovisuales, electrónicos, etc.
Desde la perspectiva del Derecho, el documento cumple una función esencial de prueba y certeza: acredita la realización de hechos, la existencia de declaraciones de voluntad o de conocimiento, y la adopción de decisiones con consecuencias jurídicas.
El documento administrativo es aquel que ha sido producido, recibido o gestionado por una Administración Pública en el ejercicio de sus competencias y en el cumplimiento de sus funciones. A diferencia del documento privado, el documento administrativo es expresión del ejercicio de potestades públicas y está sometido a un régimen jurídico específico.
El art. 26 de la Ley 39/2015 (LPACAP) regula los documentos públicos administrativos, estableciendo que las Administraciones Públicas emitirán los documentos administrativos por escrito, a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia.
El documento administrativo presenta las siguientes notas carácterísticas:
1. Autenticidad. El documento administrativo debe estar firmado por el órgano o empleado público competente para emitirlo. En el entorno electrónico, la autenticidad se garantiza mediante firma electrónica reconocida o cualificada, sello electrónico de la Administración, o código seguro de verificación (CSV).
2. Integridad. El documento debe conservarse en las mismas condiciones en que fue creado o recibido, sin alteraciones posteriores no autorizadas. En documentos electrónicos, la integridad se garantiza mediante el uso de sistemas de cifrado y firma.
3. Fiabilidad. El contenido del documento debe ser una representación fiel y exacta de los actos, hechos o información que documenta.
4. Disponibilidad. El documento debe ser accesible durante todo el tiempo que sea necesario para la tramitación del procedimiento y para su posterior conservación.
5. Eficacia probatoria. Los documentos administrativos válidos y auténticos hacen prueba de los hechos que motivan su formalización, salvo que se acredite lo contrario (art. 26.5 LPACAP).
La LPACAP establece que las Administraciones Públicas actuarán preferentemente por medios electrónicos, lo que convierte al documento electrónico en la forma ordinaria de los documentos administrativos.
El documento electrónico es cualquier información generada, enviada, recibida o almacenada por medios electrónicos, informáticos o telemáticos. Para tener plena validez, el documento electrónico debe contar con:
El código seguro de verificación (CSV) es un mecanismo que permite a cualquier ciudadano comprobar la autenticidad e integridad de una copia impresa de un documento electrónico administrativo, accediendo a la sede electrónica de la Administración emisora e introduciendo el código que figura en la copia.
La LPACAP distingue entre:
Los documentos administrativos pueden clasificarse desde diversas perspectivas. A continuación se exponen las principales clasificaciones.
Esta es la clasificación más relevante desde el punto de vista jurídico y procedimental:
Son los que contienen resoluciones o acuerdos adoptados por los órganos administrativos, que producen efectos jurídicos frente a terceros o en el seno de la propia organización. Son el núcleo del acto administrativo en sentido estricto.
Son los que acreditan la realización de hechos, actuaciones o declaraciones producidos en el seno del procedimiento, sin tener por sí mismos la naturaleza de acto administrativo decisorio.
Son los que sirven para comunicar o trasladar información, hechos, decisiones o documentos entre órganos, Administraciones o entre la Administración y los administrados.
Son los que recogen valoraciones, opiniones técnicas o jurídicas emitidas en el curso de un procedimiento administrativo, sin ser por sí mismos decisorios.
Son los que los ciudadanos o interesados presentan ante la Administración para iniciar o impulsar procedimientos o para comunicar hechos o solicitudes.
| Tipo | Descripción |
|---|---|
| Documentos en papel | Soporte físico tradicional; generan efectos con la firma manuscrita |
| Documentos electrónicos | Almacenados en soporte digital; requieren firma electrónica o CSV |
| Documentos multimedia | Combinan texto, imagen, audio y/o vídeo; habituales en procedimientos de inspección |
| Documentos audiovisuales | Grabaciones de video o audio que documentan actuaciones (ej. grabaciones de plenos) |
| Tipo | Acceso |
|---|---|
| Documentos públicos | Accesibles a cualquier ciudadano (ej. BOP, actas de Pleno) |
| Documentos de acceso restringido | Solo accesibles a determinados funcionarios o interesados |
| Documentos confidenciales o secretos | Acceso limitado por razones de seguridad, privacidad u otras causas legales |
El archivo es el conjunto organizado de documentos producidos, recibidos o reunidos por una Administración en el ejercicio de sus funciones, conservados como testimonio de sus actuaciones y puestos a disposición para su uso administrativo, jurídico, histórico e informativo.
El archivo cumple las siguientes funciones:
En la Administración española existe un sistema de archivos escalonado que responde al principio del ciclo vital del documento: los documentos van pasando de unos archivos a otros en función de su antigüedad y de la frecuencia con que son consultados.
El archivo de gestión (también llamado archivo de oficina) es el que tiene cada unidad u órgano administrativo en su propio despacho o dependencia, donde se custodian los documentos correspondientes a expedientes en tramitación o recién terminados, que aún son de uso frecuente.
Los documentos permanecen en el archivo de gestión durante un período aproximado de 1 a 5 años desde su finalización, dependiendo de la normativa aplicable y de la frecuencia de consulta. Transcurrido este período, los documentos se transfieren al archivo central.
El archivo central (también denominado archivo intermedio o administrativo) recibe los documentos transferidos desde los archivos de gestión. Aquí se custodian los documentos que ya no son de uso corriente pero que aún pueden ser consultados con relativa frecuencia para fines administrativos o jurídicos.
Los documentos permanecen en el archivo central durante un período que puede oscilar entre 5 y 25 años aproximadamente, tras el cual son evaluados para determinar su destino: eliminación o transferencia al archivo histórico.
Todas las Entidades Locales con cierta dimensión deben contar con un archivo central, que en las Diputaciones Provinciales se articula como un Archivo General que presta servicio también a los archivos municipales de la provincia.
El archivo histórico conserva los documentos de valor histórico, artístico, cultural o científico de forma permanente, sin que puedan ser eliminados. Los documentos que se transfieren al archivo histórico pasan a formar parte del Patrimonio Documental de la Nación (o de la Comunidad Autónoma, según su titularidad).
Los documentos que integran el Patrimonio Documental están sometidos a la Ley 16/1985 del Patrimonio Histórico Español y a las leyes autonómicas de archivos correspondientes.
| Fase | Archivo | Período orientativo | Documentos | Destino siguiente |
|---|---|---|---|---|
| 1ª | Archivo de gestión (archivo de oficina) | 1 a 5 años desde la finalización del expediente | Expedientes activos o recién terminados, de consulta frecuente por la unidad productora | Transferencia al archivo central |
| 2ª | Archivo central o intermedio | 5 a 25 años aprox. desde la transferencia | Documentos semiactivos, con menor frecuencia de consulta pero aún relevantes para fines administrativos o jurídicos | Evaluación documental |
| 3ª | Archivo histórico | Conservación indefinida | Documentos con valor histórico, cultural, científico o probatorio a largo plazo; pasan a integrar el Patrimonio Documental | No hay transferencia posterior |
| (alternativa) | Eliminación | Al finalizar la fase de archivo central | Documentos sin valor histórico que han agotado su utilidad administrativa | Expurgo mediante expediente autorizado |
La evaluación que se produce al término de la fase de archivo central es el momento clave del ciclo: un órgano competente decide si el documento merece conservación permanente (y se transfiere al archivo histórico) o puede ser eliminado (mediante el preceptivo expediente de expurgo). En ningún caso puede procederse a la eliminación de forma unilateral ni sin autorización.
Para que el archivo cumpla sus funciones es necesario que los documentos estén organizados y descritos de forma que puedan localizarse con eficiencia. Los principales instrumentos de descripción archivística son:
La clasificación consiste en agrupar los documentos en series documentales según su tipología y la función que les dio origen. Cada serie recibe un código dentro del cuadro de clasificación.
La ordenación consiste en establecer la secuencia interna de los documentos dentro de cada serie. Los criterios más habituales son:
La signatura topográfica es la referencia que indica la ubicación física exacta de un documento o unidad de instalación (caja, carpeta, legajo) dentro del depósito de archivo: número de estantería, número de balda y número de caja.
No todos los documentos administrativos tienen la misma relevancia ni deben conservarse indefinidamente. La evaluación documental es el proceso mediante el cual se determina el valor y el destino final de cada serie documental, pudiendo resultar:
La Ley 16/1985 del Patrimonio Histórico Español prohíbe la eliminación de documentos que forman parte del Patrimonio Documental sin la preceptiva autorización.
La implantación de la administración electrónica ha trasladado la gestión documental al entorno digital. El Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), aprobado por Real Decreto 4/2010, establece los requisitos técnicos que deben cumplir los documentos y expedientes electrónicos para garantizar su autenticidad, integridad, disponibilidad y trazabilidad a lo largo del tiempo.
El expediente electrónico es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones de un procedimiento administrativo en soporte electrónico, con su correspondiente índice. El art. 70 LPACAP regula el expediente electrónico, estableciendo que deberá contar con un índice electrónico firmado por la Administración que garantice la integridad del expediente y permita su recuperación.
El archivo de documentos electrónicos requiere sistemas que garanticen:
El derecho de acceso a la información y a los documentos administrativos tiene una doble fundamentación:
1. Constitucional: El art. 105.b) de la Constitución Española establece que la ley regulará el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas.
2. Legal: El desarrollo de este mandato constitucional se articula principalmente a través de dos normas:
El acceso a los documentos administrativos puede ejercerse de dos formas distintas:
Las personas que tienen la condición de interesadas en un procedimiento administrativo tienen derecho a:
Este derecho de acceso se ejerce frente al órgano que tramita el procedimiento y no requiere motivación especial: basta con ser interesado. Está limitado durante la fase de instrucción si el acceso puede perjudicar los derechos e intereses de terceros o el correcto desarrollo del procedimiento.
La Ley 19/2013 reconoce a todas las personas, con independencia de que sean o no interesadas en un procedimiento, el derecho a acceder a la información pública. Este derecho no requiere motivación ni justificación de interés legítimo.
Se entiende por información pública los contenidos o documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, que obren en poder de los sujetos obligados y que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones.
Sujetos obligados: Están sometidos a la LTAIBG las Administraciones Públicas, los órganos constitucionales y estatutarios, las entidades dependientes de las Administraciones, los partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales (en lo relativo a fondos públicos), y otras entidades privadas que ejerzan funciones públicas o perciban subvenciones relevantes.
Procedimiento de solicitud:
Silencio: Si transcurre el plazo sin resolución, la solicitud se entiende desestimada (silencio negativo), lo que habilita al solicitante para interponer los recursos o reclamaciones procedentes.
Recursos frente a la denegación:
El derecho de acceso a la información pública no es absoluto. Existen intereses públicos y privados que pueden justificar la denegación o restricción del acceso a determinados documentos. La LTAIBG establece un sistema de límites y un deber de ponderación que el órgano debe realizar caso por caso antes de decidir si concede o deniega el acceso.
El principio general es que el acceso prevalece, y que la restricción es la excepción. En caso de duda, la Administración debe facilitar el acceso.
La LTAIBG establece los siguientes límites, que deben ser interpretados de forma restrictiva:
| Límite | Fundamento |
|---|---|
| Seguridad nacional | Protección de la integridad territorial, la seguridad exterior y la defensa nacional |
| Defensa | Documentos relativos a capacidades, tecnologías y operaciones militares |
| Relaciones exteriores | Documentos cuya divulgación pudiera perjudicar las relaciones con otros Estados u organizaciones internacionales |
| Seguridad pública | Documentos que puedan poner en riesgo la prevención e investigación de delitos |
| Prevención, investigación y sanción de infracciones penales, administrativas o disciplinarias | Documentos de expedientes sancionadores en tramitación |
| Igualdad de las partes en procesos judiciales y tutela judicial efectiva | Documentos que puedan afectar el equilibrio procesal |
| Funciones administrativas de vigilancia, inspección y control | Documentos que puedan perjudicar la eficacia de la actividad inspectora |
| Intereses económicos y comerciales | Secretos comerciales, propiedad intelectual e industrial |
| Política económica y monetaria | Documentos que puedan afectar al funcionamiento del sistema financiero |
| Secreto profesional y derechos de propiedad intelectual e industrial | Información protegida por razones de confidencialidad profesional |
| Garantía de la confidencialidad o secreto requerido en procesos de toma de decisión | Deliberaciones internas previas a la adopción de decisiones |
| Protección del medioambiente | Documentos cuya divulgación ponga en riesgo el medioambiente |
La aplicación de estos límites no es automática: el órgano debe ponderar en cada caso si el daño al interés protegido es suficiente para justificar la restricción del acceso, y si no existe una forma de facilitar el acceso parcial o anonimizando la información.
La protección de los datos personales es el límite más frecuente en la práctica y tiene un régimen específico en la LTAIBG, complementado por el RGPD y la LOPDGDD.
Cuándo la información solicitada contiene datos especialmente sensibles, el acceso será denegado en todo caso, salvo que el titular del dato haya prestado su consentimiento:
Cuándo la información contiene datos personales no especialmente protegidos, el órgano debe ponderar en función de:
Cuándo la ponderación es favorable al acceso, el órgano puede facilitar la información disociando o anonimizando los datos de carácter personal, de modo que no sea posible identificar a los afectados.
La LTAIBG no se aplica a determinadas categorías de información que cuentan con su propio régimen de acceso o están excluidas de la transparencia:
El acceso a la información pública puede ejercerse de las siguientes formas (art. 22 LTAIBG):
| Modalidad | Descripción |
|---|---|
| Consulta o examen in situ | El interesado accede personalmente al documento en las dependencias de la Administración, sin obtener copia |
| Obtención de copia en papel | La Administración expide una copia impresa del documento o información solicitada |
| Obtención de copia electrónica | La Administración facilita la información en formato electrónico (PDF, hoja de cálculo, etc.) |
| Comunicación verbal | Para información simple, la Administración puede facilitar la respuesta verbalmente, si el solicitante no exige constancia escrita |
| Acceso remoto a bases de datos | La Administración facilita acceso a sistemas de información en línea (portales de transparencia, Open Data) |
| Transposición a otros formatos | Si la información está en un formato no accesible, la Administración debe facilitar su transposición a uno accesible |
La LTAIBG distingue dos formas de hacer efectivo el derecho a la información pública:
La transparencia activa consiste en la obligación que tienen las Administraciones Públicas de publicar de forma proactiva determinadas informaciones, sin necesidad de que nadie las solicite. Se articula a través de los portales de transparencia.
La LTAIBG establece una lista mínima de información que debe publicarse activamente, agrupada en tres categorías:
La información publicada activamente debe ser:
La transparencia pasiva es el derecho de acceso a solicitud del interesado, que permite a cualquier persona pedir información concreta a la Administración. Es la modalidad regulada en el Capítulo III de la LTAIBG.
En este régimen, el ciudadano dirige su solicitud al órgano competente, que tiene un mes (prorrogable) para resolver. La respuesta puede ser estimatoria, parcialmente estimatoria o denegatoria motivada.
Las Administraciones Públicas deben habilitar un Portal de Transparencia a través del cual publican la información de transparencia activa y se canalizan las solicitudes de transparencia pasiva.
En el ámbito del Estado, el Portal de la Transparencia se aloja en https://transparencia.gob.es. En el ámbito local, cada Entidad Local debe disponer de su propio portal, aunque las Diputaciones Provinciales prestan apoyo a los municipios de menor tamaño para cumplir con esta obligación.
El acceso a la información pública se complementa con el régimen de reutilización de la información del sector público, regulado por la Ley 37/2007, de 16 de noviembre, modificada para trasponer la Directiva europea de datos abiertos.
La reutilización implica que la información facilitada por la Administración puede ser utilizada por los ciudadanos y las empresas para fines distintos al que motivó su elaboración, especialmente para su explotación comercial o desarrollo de nuevos servicios. Las Administraciones están obligadas a facilitar la reutilización de la información que publican activamente, en formatos abiertos y reutilizables.
Fin del Tema 32 — Administrativo C1 | Preparación OEP 2026