Bloque II
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Bases de datos: Access 365. Principales funciones y utilidades. Tablas. Consultas. Formularios. Informes. Relaciones. Importación, vinculación y exportación de datos.
Consulta rápida
Lectura ágil
Ver Access como base relacional: datos separados, relacionados y presentados con objetos.
tablas, consultas, formularios, informes y relaciones
Memorización útil
Regla mnemotécnica: Tabla guarda; consulta pregunta; formulario introduce; informe presenta.
Access se estudia como herramienta ofimática de base de datos. No se exige programar, pero sí entender para qué sirve cada objeto y qué errores básicos pueden afectar a la información administrativa.
Una base de datos es un conjunto organizado de información. Su finalidad es almacenar datos de forma estructurada para poder consultarlos, actualizarlos, relacionarlos y presentarlos.
Access 365 es un sistema de gestión de bases de datos de escritorio. Permite crear bases con tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos. En este tema interesan sobre todo los cuatro objetos básicos: tablas, consultas, formularios e informes. Las macros y los módulos automatizan tareas, pero no sustituyen a los objetos que almacenan, consultan o presentan los datos.
| Objeto | Función principal | Ejemplo administrativo |
|---|---|---|
| Tabla | Guardar datos | Expedientes, personas interesadas, unidades |
| Consulta | Buscar, filtrar, combinar o calcular datos | Expedientes pendientes por unidad |
| Formulario | Introducir o revisar datos en pantalla | Alta de una solicitud |
| Informe | Presentar datos con formato | Listado mensual de expedientes |
| Relación | Conectar tablas mediante campos comunes | Expediente vinculado a interesado |
Regla mental: Tabla guarda; consulta pregunta; formulario facilita; informe presenta.
La tabla es el objeto básico de Access. Almacena información en filas y columnas.
Ejemplo: una tabla Expedientes puede tener los campos NumeroExpediente, FechaEntrada, Asunto, UnidadTramitadora y Estado. Cada expediente sería un registro.
| Concepto | Qué significa | Cuidado práctico |
|---|---|---|
| Campo | Dato concreto de cada registro | Debe tener tipo adecuado |
| Registro | Fila completa de datos | Debe identificar una entidad |
| Tipo de dato | Naturaleza del valor | Texto, número, fecha, moneda, sí/no |
| Propiedad | Regla o formato del campo | Tamaño, valor requerido, formato |
| Vista Hoja de datos | Ver y editar datos como tabla | Rápida, pero menos guiada |
| Vista Diseño | Definir estructura | Clave para crear campos correctamente |
Un error frecuente es usar campos de texto para datos que deberían ser fecha o número. Si una fecha se guarda como texto, puede ordenar mal y dificultar filtros. Si un importe se guarda como texto, no se podrá sumar correctamente.
Cuidado en test: Campo y registro no son lo mismo. Campo es columna; registro es fila.
La clave principal identifica de forma única cada registro de una tabla. Puede ser un número automático o un campo con valor único. Su misión no es describir el contenido, sino evitar duplicidades y permitir relaciones fiables.
Ejemplos de clave principal:
IdInteresadoIdExpedienteCodigoUnidadIdDocumento| Clave principal | Característica |
|---|---|
| Única | No se repite en dos registros |
| No nula | No debe quedar vacía |
| Estable | No conviene cambiarla sin motivo |
| Relacionable | Puede vincularse con claves externas |
En Access, una tabla puede tener una clave principal simple o compuesta. En un nivel de Auxiliar, lo esencial es saber que la clave principal identifica registros y permite relacionar tablas sin depender de nombres, apellidos o textos que pueden repetirse.
Frase de examen: La clave principal sirve para identificar de forma única un registro.
Una base de datos relacional evita repetir información. En lugar de escribir los datos de una persona interesada en cada expediente, se puede crear una tabla de interesados y otra de expedientes, unidas mediante un identificador.
Tipos habituales de relación:
| Relación | Explicación | Ejemplo |
|---|---|---|
| Uno a uno | Un registro se relaciona con otro | Expediente y ficha complementaria única |
| Uno a varios | Un registro se relaciona con muchos | Una unidad tramita muchos expedientes |
| Varios a varios | Muchos registros se relacionan con muchos | Personas y cursos, mediante tabla intermedia |
La relación más frecuente en gestión administrativa es uno a varios. Por ejemplo, una unidad administrativa puede tener muchos expedientes, pero cada expediente se asigna a una unidad principal. Para que Access pueda relacionar dos campos, deben ser compatibles; normalmente tienen el mismo tipo de datos. Una clave principal de tipo Autonumeración puede relacionarse con un campo Número compatible, como Entero largo.
La integridad referencial ayuda a que los datos sean coherentes. Impide, por ejemplo, crear un expediente vinculado a un interesado que no existe o borrar un registro que todavía tiene datos relacionados, salvo que se configure una regla específica. En Access no se puede exigir esta integridad sobre tablas vinculadas; debe cumplirse en la base de datos que contiene las tablas de origen.
| Opción | Efecto |
|---|---|
| Exigir integridad referencial | Evita registros huérfanos |
| Actualizar en cascada | Propaga cambios de clave relacionada |
| Eliminar en cascada | Borra registros dependientes si se elimina el principal |
Cuidado en test: La integridad referencial protege la coherencia de las relaciones; no es una herramienta de formato visual.
Las consultas permiten obtener información de una o varias tablas. Son fundamentales porque una base no se usa solo para guardar datos, sino para recuperarlos con criterios concretos.
Una consulta puede:
Además de las consultas de selección y de parámetros, Access ofrece consultas de totales, de tabla de referencias cruzadas y de creación de tabla. Las consultas de actualización, anexar y eliminación son consultas de acción: modifican o crean datos y requieren especial cuidado.
| Tipo de consulta | Para qué sirve | Ejemplo |
|---|---|---|
| Selección | Muestra registros que cumplen criterios | Expedientes abiertos |
| Parámetros | Pide un dato al ejecutar | Expedientes de una fecha |
| Totales | Agrupa y calcula | Número de expedientes por unidad |
| Tabla de referencias cruzadas | Resume datos por filas y columnas | Expedientes por unidad y estado |
| Creación de tabla | Genera una tabla nueva con el resultado | Crear una tabla de trabajo a partir de una selección |
| Anexar | Añade registros a una tabla | Incorporar datos importados |
| Actualización | Modifica datos existentes | Cambiar estado a archivado |
| Eliminación | Borra registros | Suprimir duplicados revisados |
Las consultas de acción son más delicadas porque modifican datos. En un examen pueden preguntarte la diferencia entre una consulta que muestra resultados y otra que cambia la tabla.
Access puede bloquear consultas de acción cuando la base de datos no está en una ubicación de confianza o el contenido está deshabilitado. Este aviso no convierte la consulta en inocua: antes de habilitarla y ejecutarla hay que comprobar origen, criterios, copia de seguridad y efecto sobre los datos.
Ejemplos de criterios:
| Criterio | Resultado |
|---|---|
Madrid |
Registros cuyo campo coincide exactamente con Madrid |
>01/01/2026 |
Fechas posteriores |
Entre 1 Y 100 |
Valores dentro de intervalo |
Es Nulo |
Campos vacíos |
Como "A*" |
Valores que empiezan por A |
Los comodines son importantes: para buscar un texto que contenga Madrid habría que usar un criterio como Como "*Madrid*". En criterios de fecha, conviene indicar que el campo es de tipo Fecha/Hora y revisar el formato que use la instalación de Access.
Regla mental: Consulta de selección mira; consulta de acción modifica.
Los formularios son pantallas diseñadas para introducir, consultar o modificar datos de forma cómoda. No sustituyen a la tabla: trabajan sobre tablas o consultas.
Un formulario bien diseñado reduce errores porque muestra solo los campos necesarios, ordena la captura de datos y puede incluir cuadros combinados, botones, etiquetas, casillas y controles de validación.
| Control | Utilidad |
|---|---|
| Cuadro de texto | Introducir o mostrar datos |
| Cuadro combinado | Elegir un valor de una lista |
| Casilla de verificación | Dato sí/no |
| Botón | Ejecutar acción |
| Etiqueta | Texto descriptivo |
| Subformulario | Mostrar datos relacionados |
Ejemplo: un formulario de entrada de solicitudes puede mostrar fecha, número, persona interesada, asunto, unidad y estado. Si el campo unidad se elige en una lista, se evitan variantes como “RRHH”, “Recursos Humanos” o “Recursos humanos”.
Cuidado en test: El formulario facilita la entrada y visualización, pero los datos se almacenan en tablas.
Los informes presentan datos con formato para imprimir, revisar o distribuir. Pueden incluir encabezados, pies, agrupaciones, totales, números de página, logotipos, fechas y ordenación.
| Elemento de informe | Función |
|---|---|
| Encabezado | Título, unidad o criterio |
| Detalle | Datos de cada registro |
| Pie | Totales, firmas o fecha |
| Agrupación | Ordena por categoría |
| Control calculado | Muestra resultado |
| Vista previa | Revisión antes de imprimir |
Un informe puede basarse en una tabla o en una consulta. En la práctica suele ser mejor apoyarlo en una consulta, porque permite filtrar y ordenar previamente los datos.
Ejemplo: informe “Expedientes pendientes por unidad”. La consulta selecciona expedientes no finalizados; el informe agrupa por unidad y muestra número, fecha de entrada y asunto.
Frase de examen: El informe sirve para presentar datos, no para introducirlos como función principal.
Access permite trabajar con datos de otras fuentes. Aquí hay tres verbos que conviene distinguir bien.
| Operación | Qué hace | Ejemplo |
|---|---|---|
| Importar | Copia datos al archivo de Access | Traer una hoja Excel como tabla |
| Vincular | Conecta con datos externos sin copiarlos totalmente | Usar una tabla mantenida fuera |
| Exportar | Envía datos a otro formato o destino | Pasar una consulta a Excel |
Importar crea una copia en la base. Si el origen cambia después, la copia no se actualiza por sí sola y los cambios hechos en ella no vuelven al origen. Vincular crea una tabla vinculada que mantiene conexión con el origen: los cambios realizados sobre la tabla vinculada pueden afectar a los datos de origen, por lo que hay que cuidar permisos, rutas y disponibilidad. Exportar genera una salida para usar los datos fuera de Access.
Formatos y orígenes frecuentes:
.xlsx);.csv, .txt);.accdb);Cuidado en test: Importar copia; vincular conecta; exportar saca datos.
Access y Excel pueden manejar datos, pero no sirven exactamente para lo mismo.
| Aspecto | Access | Excel |
|---|---|---|
| Enfoque | Base de datos relacional | Hoja de cálculo |
| Estructura | Tablas relacionadas | Celdas en hojas |
| Uso fuerte | Gestión de registros | Cálculo, análisis y listados |
| Relaciones | Elemento central | No es su función principal |
| Formularios | Objeto propio | No igual que Access |
| Informes | Objeto propio de presentación | Impresión de hojas o gráficos |
| Riesgo típico | Mala relación o clave | Fórmulas y rangos incorrectos |
Para una lista pequeña puede bastar Excel. Para datos repetidos, relacionados y consultables, Access ofrece una estructura más adecuada.
Una base de datos administrativa puede contener datos personales, identificadores, expedientes, correos, teléfonos, domicilios o información interna. Por eso no basta con saber crear tablas: hay que trabajar con datos mínimos, exactos y protegidos.
Buenas prácticas:
| Supuesto | Respuesta correcta |
|---|---|
| Quieres evitar repetir los datos de una unidad en cada expediente | Crea una tabla de unidades y relaciónala |
| Necesitas listar expedientes pendientes de una fecha concreta | Usa una consulta con criterio |
| Quieres introducir datos sin ver toda la tabla | Usa un formulario |
| Necesitas imprimir un listado agrupado por unidad | Crea un informe |
| Quieres traer datos de Excel como copia | Importa |
| Quieres mantener conexión con origen externo | Vincula |
| Figura | Clave |
|---|---|
| Tabla | Almacena datos |
| Consulta | Recupera, filtra, calcula o modifica |
| Formulario | Pantalla de entrada o visualización |
| Informe | Presentación de salida |
| Clave principal | Identificación única |
| Relación | Conexión entre tablas |
| Integridad referencial | Coherencia entre datos relacionados |
| Importar | Copiar hacia Access |
| Vincular | Conectar con origen externo |
| Exportar | Sacar datos a otro destino |
Idea final: En Access, estudia siempre cuatro preguntas: dónde se guarda el dato, cómo se consulta, cómo se introduce y cómo se presenta.