Tema II.8

Normativa de referencia

Este tema se estudia sobre el programa oficial de Auxiliar Administrativo del Estado, en el apartado de procesadores de texto: Word 365.

Como referencia práctica se han consultado páginas oficiales de soporte de Microsoft sobre estilos, control de cambios, comentarios, impresión, recuperación y personalización de Word para Microsoft 365. En una oficina pública, además, deben respetarse criterios internos de imagen institucional, accesibilidad documental, protección de datos y gestión de archivos.

Procesador de textos

Un procesador de textos permite crear, editar, estructurar, revisar, guardar e imprimir documentos. Word 365 es la herramienta de Microsoft 365 para trabajar con documentos de texto.

Frase de examen: Word no solo escribe texto; estructura, revisa, guarda, exporta e imprime documentos.

Interfaz de Word 365

Word organiza herramientas en una cinta de opciones con pestañas, grupos y comandos. La ubicación exacta puede variar entre la aplicación de escritorio y Word para la Web, y también según las personalizaciones del usuario; por eso conviene estudiar la función además del nombre de la pestaña.

Cuidado en test: “Archivo” suele reunir guardar, abrir, imprimir y exportar; “Inicio” reúne formato básico.

Creación y estructura del documento

Un documento administrativo debe ser claro, ordenado y recuperable. La estructura evita documentos visualmente bonitos pero difíciles de corregir o imprimir.

Elementos habituales:

• Títulos y subtítulos.
• Párrafos.
• Listas numeradas o con viñetas.
• Tablas.
• Encabezados y pies.
• Numeración de páginas.
• Saltos de página.
• Secciones.
• Notas o referencias.

Regla mental: Títulos ordenan; párrafos explican; listas secuencian; tablas comparan.

Formato de texto y párrafo

El formato de carácter afecta a letras o palabras; el formato de párrafo afecta a bloques.

En documentos administrativos, conviene usar formato con moderación. La negrita destaca; el subrayado puede confundirse con enlaces; demasiados colores reducen claridad.

Cuidado en test: Alinear con espacios es mala práctica. Para columnas se usan tablas, tabulaciones o herramientas adecuadas.

Estilos

Un estilo es un conjunto de características de formato aplicable de forma repetida. Microsoft explica que los estilos ahorran tiempo y permiten cambiar el aspecto del documento de forma global.

Ventajas de usar estilos:

• Uniformidad.
• Creación de tabla de contenido.
• Navegación por el documento.
• Cambios globales rápidos.
• Mejor accesibilidad.
• Menos errores de maquetación.

Frase de examen: Un estilo no es solo apariencia; también aporta estructura.

Páginas, márgenes y secciones

La configuración de página afecta a la salida del documento.

Una sección permite que una parte del documento tenga orientación, encabezado, pie, columnas o numeración distinta. Por ejemplo, anexos en horizontal dentro de un informe vertical. Para que un encabezado o pie deje de estar vinculado a la sección anterior hay que desactivar Vincular al anterior; de lo contrario, el cambio puede propagarse a la sección previa.

Cuidado en test: Salto de página y salto de sección no son lo mismo.

Tablas e inserción de elementos

Las tablas sirven para ordenar información en filas y columnas. Son preferibles a usar espacios para alinear texto.

En documentos administrativos debe cuidarse el tamaño de imágenes, la legibilidad y la accesibilidad del contenido.

La combinación de correspondencia permite generar cartas, etiquetas o sobres personalizados a partir de un documento principal y un origen de datos. Los campos de combinación insertan en cada copia los datos correspondientes. Antes de finalizar conviene previsualizar los resultados y comprobar destinatarios, campos y anexos: automatizar la generación no sustituye la revisión.

Revisión ortográfica y gramatical

Word incluye herramientas de revisión, pero no sustituyen la lectura humana.

Cuidado en test: El corrector puede no detectar errores jurídicos, nombres propios, fechas o sentido de una frase.

Comentarios y control de cambios

Los comentarios permiten hacer observaciones sin modificar el texto principal. El control de cambios registra inserciones, eliminaciones y modificaciones.

Cuidado en test: Comentario y control de cambios no son lo mismo. El comentario opina; el control de cambios registra modificaciones.

Antes de distribuir una versión final conviene aceptar o rechazar cambios y revisar si quedan comentarios visibles.

Antes de compartir documentos fuera del entorno interno puede ser necesario usar el Inspector de documento para localizar y retirar metadatos, comentarios, revisiones, texto oculto u otra información personal no deseada. No sustituye a la revisión jurídica o de protección de datos, pero ayuda a evitar que una copia final revele información interna.

Guardar, recuperar y versiones

Guardar conserva el documento. “Guardar como” permite cambiar nombre, ubicación o formato.

La Autorrecuperación no equivale a guardar el archivo ni garantiza recuperar todos los cambios. Si Word se cierra inesperadamente, el panel Recuperación de documentos puede ofrecer versiones recuperadas. En Microsoft 365, el Autoguardado depende de que el archivo esté almacenado en OneDrive o SharePoint; el historial de versiones es una función del almacenamiento compatible, no una propiedad de cualquier archivo local.

Cuidado en test: Guardar como PDF no corrige errores de contenido, márgenes o comentarios visibles. Tampoco basta con cambiar manualmente la extensión del archivo: hay que usar la exportación o el comando de guardado en PDF.

Impresión y exportación

Antes de imprimir se debe revisar vista previa.

En oficina, muchos fallos se evitan revisando vista previa, saltos, encabezados, pies, numeración y marcas de revisión.

Regla mental: Antes de imprimir: páginas, impresora, marcas, márgenes y orientación.

Personalización del entorno

Word permite personalizar la barra de herramientas de acceso rápido, la cinta de opciones, el idioma, la autocorrección, las opciones de guardado y la vista. La barra de acceso rápido reúne comandos frecuentes y puede colocarse encima o debajo de la cinta; la cinta permite mostrar, ocultar, ordenar o agrupar pestañas y comandos. Estas personalizaciones se aplican al programa en el que se realizan, salvo que se exporten e importen.

En equipos corporativos, algunas opciones pueden estar gestionadas por el organismo.

Navegación, índice y accesibilidad

El panel de navegación permite localizar texto y desplazarse por los títulos del documento. Si se ha creado una tabla de contenido a partir de estilos, después de modificar títulos o páginas debe actualizarse la tabla: puede actualizarse solo la numeración o toda la tabla, incluida la estructura de títulos.

Para que un documento sea más accesible, se deben usar títulos jerárquicos, listas y tablas con estructura real, mantener un contraste suficiente y añadir texto alternativo significativo a las imágenes cuando aporte información. No se debe transmitir la estructura únicamente mediante negrita, color o espacios.

Mini supuestos de examen

No confundas

Repaso final

• Word sirve para crear, editar, estructurar, revisar, guardar e imprimir.
• Los estilos dan uniformidad, navegación e índices.
• Tablas y tabulaciones evitan alinear con espacios.
• Salto de página y salto de sección tienen efectos distintos.
• Comentarios y control de cambios no son lo mismo.
• Antes de imprimir hay que revisar vista previa y marcas.
• Guardar como permite cambiar formato, nombre o ubicación.
• Autoguardado, Autorrecuperación e historial de versiones son mecanismos distintos y dependen del tipo de archivo y almacenamiento.
• Una tabla de contenido debe actualizarse después de cambios relevantes en títulos o paginación.
• PDF estabiliza la salida, pero no arregla errores previos.

Idea final: Word se estudia como una cadena de trabajo: redactar, estructurar, revisar, guardar, exportar e imprimir.