Bloque II
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Hojas de cálculo: Excel 365. Principales funciones y utilidades. Libros, hojas y celdas. Configuración. Introducción y edición de datos. Fórmulas y funciones. Gráficos. Gestión de datos. Personalización del entorno de trabajo.
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Pensar Excel por dato, celda, fórmula, función, filtro y resultado.
referencias, funciones, errores, filtros y gráficos
Memorización útil
Regla mnemotécnica: Celda + fórmula + rango + función = resultado.
Este tema se estudia sobre el programa oficial de Auxiliar Administrativo del Estado, en el apartado de hojas de cálculo: Excel 365.
Como referencia práctica se han consultado páginas oficiales de soporte de Microsoft sobre fórmulas, funciones, filtros, ordenación, tablas y herramientas de Excel para Microsoft 365. En una oficina pública, el uso de Excel debe respetar protección de datos, seguridad, accesibilidad y criterios internos de gestión documental.
Una hoja de cálculo permite organizar datos en filas y columnas, calcular resultados, ordenar información, filtrar registros, representar datos mediante gráficos y preparar informes.
| Concepto | Qué es |
|---|---|
| Libro | Archivo de Excel |
| Hoja | Pestaña dentro del libro |
| Fila | Conjunto horizontal, numerado |
| Columna | Conjunto vertical, identificado por letras |
| Celda | Intersección de fila y columna |
| Rango | Conjunto de celdas |
| Tabla | Rango estructurado con encabezados y herramientas |
Frase de examen: Un libro contiene hojas; una hoja contiene celdas; un rango agrupa celdas.
Cada celda se identifica por columna y fila: A1, B5, C10. Un rango se expresa con dos referencias separadas por dos puntos, por ejemplo A1:C10.
| Referencia | Significado |
|---|---|
A1 |
Celda A1 |
A1:A10 |
Rango vertical |
A1:D1 |
Rango horizontal |
A1:D10 |
Bloque rectangular |
Hoja2!A1 |
Celda A1 de otra hoja |
Las referencias pueden ser relativas, absolutas o mixtas.
| Tipo | Ejemplo | Qué ocurre al copiar |
|---|---|---|
| Relativa | A1 |
Cambia según desplazamiento |
| Absoluta | $A$1 |
No cambia fila ni columna |
| Mixta columna fija | $A1 |
Fija columna |
| Mixta fila fija | A$1 |
Fija fila |
Cuidado en test: El símbolo $ fija columna, fila o ambas.
Excel puede contener distintos tipos de datos.
| Tipo | Ejemplo | Riesgo típico |
|---|---|---|
| Texto | Madrid |
Números guardados como texto |
| Número | 1250 |
Decimales o separadores incorrectos |
| Fecha | 21/07/2026 |
Formato regional mal interpretado |
| Hora | 13:30 |
Cálculos de tiempo mal configurados |
| Porcentaje | 15% |
Confundir 15 con 15% |
| Moneda | 1.250,00 € |
Redondeos |
| Fórmula | =A1+B1 |
Referencias incorrectas |
El formato cambia la apariencia, pero no siempre cambia el valor real de la celda. Por ejemplo, una fecha puede verse de varias maneras sin dejar de ser el mismo valor.
Regla mental: Valor es lo que Excel calcula; formato es cómo lo muestra.
Operaciones básicas:
| Acción | Resultado |
|---|---|
| Copiar | Duplica contenido o fórmula |
| Cortar | Mueve contenido |
| Pegado especial | Permite pegar valores, formatos o fórmulas |
| Autorrelleno | Extiende series o fórmulas |
| Borrar contenido | Deja formato |
| Borrar todo | Elimina contenido y formato |
Cuidado en test: Borrar contenido no siempre elimina el formato de la celda.
Las fórmulas comienzan por el signo igual =.
Pueden contener:
| Elemento | Ejemplo |
|---|---|
| Constantes | =10+5 |
| Referencias | =A1+B1 |
| Operadores | +, -, *, /, ^ |
| Funciones | =SUMA(A1:A10) |
| Paréntesis | =(A1+B1)*C1 |
Orden básico de operadores:
Frase de examen: Si una entrada no empieza por =, Excel no la interpreta como fórmula.
Las funciones son fórmulas predefinidas. Microsoft agrupa funciones por categorías: matemáticas, estadísticas, lógicas, texto, fecha y hora, búsqueda y referencia, entre otras.
| Función | Uso | Ejemplo |
|---|---|---|
SUMA |
Sumar valores | =SUMA(A1:A10) |
PROMEDIO |
Calcular media | =PROMEDIO(B2:B20) |
MAX |
Mayor valor | =MAX(C:C) |
MIN |
Menor valor | =MIN(C:C) |
CONTAR |
Cuenta números | =CONTAR(A1:A10) |
CONTARA |
Cuenta celdas no vacías | =CONTARA(A1:A10) |
SI |
Evalúa condición | =SI(A1>=5;"Apto";"No apto") |
Y |
Todas las condiciones verdaderas | =Y(A1>0;B1>0) |
O |
Alguna condición verdadera | =O(A1>0;B1>0) |
HOY |
Fecha actual | =HOY() |
Cuidado en test: CONTAR cuenta números; CONTARA cuenta celdas no vacías.
En Excel para Microsoft 365 también son útiles algunas funciones de búsqueda y de trabajo con matrices:
| Función | Utilidad | Clave práctica |
|---|---|---|
BUSCARX |
Busca un valor en un rango y devuelve el dato correspondiente de otro rango | Puede devolver coincidencias exactas por defecto y no exige que la columna de resultado esté a la derecha |
FILTRAR |
Devuelve las filas o columnas que cumplen una condición | El resultado puede ocupar varias celdas y actualizarse al cambiar los datos |
CONTAR.SI |
Cuenta las celdas que cumplen un criterio | Ejemplo: =CONTAR.SI(B2:B50;"Pendiente") |
CONTAR.SI.CONJUNTO |
Cuenta las celdas que cumplen varios criterios | Todos los criterios deben cumplirse |
Las fórmulas que devuelven varias celdas forman una matriz dinámica. Excel coloca el resultado en las celdas contiguas disponibles; si alguna está ocupada, puede aparecer el error #¡DESBORDAMIENTO!. No debe confundirse una matriz dinámica con un filtro que solo oculta filas: la primera produce un resultado calculado en la hoja y el segundo cambia lo que se muestra.
Las tablas dinámicas resumen y reorganizan datos para analizarlos por campos, filas, columnas, filtros y valores. No son lo mismo que las matrices dinámicas: una tabla dinámica sirve para resumir datos; una matriz dinámica es el resultado expandido de una fórmula.
Excel muestra códigos de error cuando algo no puede calcularse correctamente.
| Error | Significado habitual |
|---|---|
#¡DIV/0! |
División entre cero o celda vacía |
#¿NOMBRE? |
Nombre de función o rango no reconocido |
#¡VALOR! |
Tipo de dato incorrecto |
#REF! |
Referencia no válida |
#N/A |
Valor no disponible |
##### |
Columna demasiado estrecha o problema de fecha/hora |
Regla mental: Error no siempre significa dato falso; puede ser fórmula, formato, referencia o ancho de columna.
Excel permite configurar apariencia y presentación.
| Herramienta | Función |
|---|---|
| Fuente y color | Apariencia |
| Bordes | Separar visualmente |
| Relleno | Destacar celdas |
| Formato de número | Fecha, moneda, porcentaje, decimales |
| Alineación | Posición del contenido |
| Ajustar texto | Mostrar texto largo |
| Formato condicional | Resaltar según reglas |
| Inmovilizar paneles | Mantener encabezados visibles |
En documentos administrativos, el formato debe ayudar a leer, no decorar sin criterio.
Ordenar reorganiza registros. Filtrar muestra solo los que cumplen criterios, sin borrarlos.
| Acción | Resultado |
|---|---|
| Orden ascendente | A-Z, menor a mayor, fecha antigua a reciente |
| Orden descendente | Z-A, mayor a menor, fecha reciente a antigua |
| Filtro de texto | Contiene, empieza por, igual a |
| Filtro numérico | Mayor que, menor que, entre |
| Filtro de fecha | Hoy, este mes, entre fechas |
| Quitar filtro | Vuelve a mostrar datos ocultos |
Cuidado en test: Filtrar oculta temporalmente registros; no los elimina.
Al ordenar una tabla, hay que seleccionar toda la tabla o usar una tabla estructurada. Ordenar solo una columna puede desordenar registros.
Convertir un rango en tabla facilita filtros, estilos, encabezados y referencias estructuradas.
| Herramienta | Utilidad |
|---|---|
| Tabla | Gestionar datos con encabezados |
| Quitar duplicados | Eliminar registros repetidos |
| Validación de datos | Limitar entradas |
| Texto en columnas | Separar datos |
| Buscar y reemplazar | Localizar valores |
| Subtotales | Resumir grupos |
Frase de examen: Una tabla de Excel ayuda a ordenar, filtrar y trabajar con datos estructurados.
Los gráficos representan visualmente datos. Deben elegirse según el tipo de información.
| Gráfico | Uso |
|---|---|
| Columnas | Comparar categorías |
| Barras | Comparar categorías con etiquetas largas |
| Líneas | Evolución temporal |
| Circular | Partes de un total, con pocas categorías |
| Dispersión | Relación entre variables |
Un gráfico depende del rango de datos. Si el rango está mal seleccionado, el gráfico será incorrecto.
Cuidado en test: Un gráfico bonito con datos mal seleccionados sigue siendo incorrecto.
Excel no imprime como Word: una hoja puede ser muy ancha o muy larga.
Antes de imprimir:
| Opción | Uso |
|---|---|
| Área de impresión | Determina qué se imprime |
| Orientación horizontal | Tablas anchas |
| Ajustar a una página | Reduce para encajar |
| Saltos de página | Controla división |
| Repetir títulos | Encabezados en cada página |
Excel permite personalizar cinta de opciones, barra de acceso rápido, vista, zoom, idioma, separadores, cálculo automático o manual y opciones de guardado.
| Opción | Cuidado |
|---|---|
| Cálculo manual | Puede dejar fórmulas sin actualizar |
| Separador decimal | Afecta a números |
| Vista inmovilizada | No cambia datos |
| Protección de hoja | Limita edición |
| Guardado automático | Depende de ubicación y cuenta |
Cuidado en test: Si el cálculo está en manual, una fórmula puede no actualizarse hasta recalcular.
| Supuesto | Respuesta correcta |
|---|---|
Copias =A1+B1 una fila abajo |
Cambia a =A2+B2 |
Copias =$A$1+B1 |
A1 queda fijo |
| Filtras “Madrid” | Se ocultan otros registros |
| Ordenas solo una columna | Puedes romper correspondencia de filas |
Ves ##### |
Puede faltar ancho de columna |
| Necesitas ver encabezados al bajar | Inmovilizar paneles |
| Figura | Clave |
|---|---|
| Libro | Archivo de Excel |
| Hoja | Pestaña |
| Celda | Intersección de fila y columna |
| Rango | Conjunto de celdas |
| Valor | Dato real |
| Formato | Apariencia |
| Fórmula | Cálculo que empieza por = |
| Función | Fórmula predefinida |
| Ordenar | Reorganiza |
| Filtrar | Oculta temporalmente |
=.$.SUMA, PROMEDIO, MAX, MIN, CONTAR, CONTARA y SI son funciones clave.Idea final: Excel se domina si entiendes la diferencia entre dato, formato, fórmula, función, filtro, ordenación y gráfico.