Tema II.3

Normativa de referencia

Este tema se estudia sobre la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPACAP), especialmente sus artículos 16, 26, 27, 31 y 70; el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos; y el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2011-18541.

También conviene relacionarlo con la normativa de transparencia, protección de datos y administración electrónica, porque el documento administrativo debe conservarse, localizarse y protegerse.

Documento administrativo

Los documentos públicos administrativos son los emitidos válidamente por los órganos de las Administraciones Públicas. Como regla general, se emiten por escrito y a través de medios electrónicos, salvo que su naturaleza exija otra forma de expresión y constancia.

En sentido más preciso, el documento administrativo electrónico es información de cualquier naturaleza, en forma electrónica y archivada en un soporte electrónico, con un formato determinado que permite su identificación y tratamiento diferenciado, generada, recibida o incorporada por una Administración Pública en el ejercicio de funciones sujetas al Derecho administrativo.

Puede presentarse en papel o en formato electrónico. En la Administración actual, el documento electrónico tiene especial importancia porque permite tramitación, firma, intercambio y archivo digital.

Frase de examen: No todo archivo informático es un documento administrativo electrónico: debe estar generado, recibido o incorporado por la Administración en el ejercicio de funciones sujetas al Derecho administrativo y ser identificable y tratable de forma diferenciada.

Características del documento electrónico

Para que un documento electrónico administrativo sea válido, la Ley 39/2015 exige que contenga información archivada en un soporte electrónico y en formato identificable; datos que permitan individualizarlo; referencia temporal de emisión; metadatos mínimos; y las firmas electrónicas que correspondan. Los documentos meramente informativos o que no formen parte de un expediente pueden no requerir firma electrónica, pero deben identificar su origen.

Una copia auténtica solo puede expedirse por el órgano competente a partir del original o de otra copia auténtica; debe quedar garantizada la identidad del órgano que la realiza y su contenido, y tiene la misma validez y eficacia que el original. La digitalización es la conversión tecnológica de un documento no electrónico en un fichero que contiene una imagen codificada, fiel e íntegra; no equivale por sí sola a cualquier escaneo informal.

El Código Seguro de Verificación (CSV) permite comprobar la autenticidad de documentos electrónicos mediante cotejo en la sede correspondiente.

Las personas interesadas no tienen que aportar documentos que ya obren en poder de la Administración actuante o que hayan sido elaborados por cualquier otra Administración. Como regla general, la Administración puede consultarlos o recabarlos, salvo oposición de la persona interesada; no cabe esa oposición cuando la aportación se exige en procedimientos sancionadores o de inspección.

Cuidado en test: Escanear un papel no basta por sí solo si no se garantizan autenticidad, integridad y vinculación al expediente.

Expediente administrativo

El expediente administrativo es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.

El expediente tiene formato electrónico y se forma agregando ordenadamente los documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y diligencias que deban integrarlo. Cuando se remite, incorpora un índice numerado y una copia electrónica certificada de la resolución; debe enviarse completo, foliado, autentificado y con el índice autentificado.

No forman parte, por regla general, los materiales auxiliares o de apoyo, como notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos, salvo los informes preceptivos o facultativos solicitados antes de la resolución que pone fin al procedimiento.

Registro administrativo

El registro administrativo deja constancia de la presentación o salida de documentos. Es una pieza esencial para acreditar fechas, horas, remitentes, destinatarios y trazabilidad.

Cuidado en test: Registrar no significa resolver. El registro acredita entrada o salida; el órgano competente decide el fondo.

Los asientos se anotan respetando el orden temporal de recepción o salida. Deben indicar el número, un epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha y hora, identificación del interesado, órgano remitente si procede, persona u órgano destinatario y, en su caso, referencia al contenido. El recibo se emite automáticamente: incluye copia autenticada del documento, fecha y hora, número de entrada y recibo de los documentos acompañados, con garantías de integridad y no repudio. Concluido el registro, los documentos se cursan sin dilación a sus destinatarios y unidades correspondientes.

Registro electrónico

La Ley 39/2015 regula registros electrónicos. Cada Administración debe disponer de un Registro Electrónico General o adherirse al de la Administración General del Estado.

Los documentos que las personas dirijan a órganos administrativos pueden presentarse:

• En el registro electrónico de la Administración u organismo destinatario.
• En oficinas de asistencia en materia de registros.
• En oficinas de Correos, en la forma reglamentaria.
• En representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.
• En cualquier otro lugar previsto por las disposiciones vigentes.

Frase de examen: El registro electrónico está abierto todos los días del año durante las veinticuatro horas.

Asiento registral

El asiento registral recoge los datos básicos de una entrada o salida.

El justificante de registro debe permitir acreditar la presentación y los documentos aportados.

Archivo administrativo

El archivo no es un almacén sin criterio. Es un sistema organizado para conservar documentos y garantizar su localización, acceso, custodia y eliminación cuando proceda.

Funciones del archivo:

Cuidado en test: Archivar no es “guardar al final”. La gestión documental empieza desde la creación del documento.

Clases de archivo

La clasificación clásica distingue archivos según la fase del ciclo documental.

En la Administración General del Estado, el Sistema de Archivos regula transferencias, conservación y acceso conforme al ciclo documental.

El Real Decreto 1708/2011 clasifica los archivos del Sistema de Archivos de la Administración General del Estado en archivos de oficina o gestión, archivos generales o centrales de los ministerios y organismos públicos dependientes, archivo intermedio y archivos históricos. La transferencia entre fases se realiza conforme a la valoración y a los calendarios de conservación.

Criterios de ordenación

Ordenar es colocar documentos o expedientes siguiendo un criterio estable. El criterio debe responder al uso real y a la serie documental.

Regla mental: Cronológico = cuándo; alfabético = nombre; numérico = código; orgánico = quién; funcional = qué función.

Conservación, acceso y eliminación

Los documentos administrativos no se conservan o destruyen al azar. Deben seguir calendarios, normas de archivo y valoración documental.

El acceso a documentos de archivo debe coordinarse con transparencia, protección de datos, secretos oficiales, propiedad intelectual y otros límites.

En el entorno electrónico, el archivo electrónico único es el conjunto de sistemas y servicios que sustenta la gestión, custodia y recuperación de documentos y expedientes electrónicos, así como de otras agrupaciones documentales, una vez finalizados los procedimientos. Debe garantizar, entre otras exigencias, autenticidad, conservación, integridad, confidencialidad, disponibilidad y cadena de custodia, sin convertir el archivo en un espacio de acceso indiscriminado.

Cuidado en test: El expurgo no es tirar documentos porque ocupan espacio; exige reglas y autorización.

Mini supuesto de examen

Una persona presenta una solicitud con anexos en una oficina de asistencia. La oficina registra, digitaliza si procede, entrega justificante y remite al órgano competente. Ese asiento no decide si la solicitud se estima. Después, los documentos pasan a formar parte del expediente y deberán conservarse y archivarse siguiendo el sistema documental.

No confundas

Repaso final

• Documento administrativo: acredita hechos, actos o trámites.
• Documento electrónico: autenticidad, integridad, conservación y accesibilidad.
• Expediente: conjunto ordenado de documentos y actuaciones.
• Registro: entrada y salida, fecha, hora, asiento y justificante.
• Registrar no es resolver.
• Archivo: organiza, conserva, recupera y protege.
• Clases: oficina, central, intermedio e histórico.
• Criterios: cronológico, alfabético, numérico, geográfico, orgánico, funcional y por materia.

Idea final: Documento, registro y archivo forman una cadena: crear o recibir, dejar constancia, tramitar, conservar y recuperar.