Grupo V. Competencias
Revisa tus subrayados. Algunos no se han podido localizar en el texto actual.
Sistemas ofimáticos colaborativos. Procesadores de textos: Word para Microsoft 365. Hojas de cálculo: Excel para Microsoft 365. Funciones y utilidades.
Consulta rápida
Lectura ágil
Usar Word, Excel y Microsoft 365 con criterio administrativo.
estilos, fórmulas, permisos, versiones y expediente
Memorización útil
Regla mnemotécnica: Ofimática útil: Word redacta, Excel calcula y Microsoft 365 comparte con control.
Programa oficial trabajado
| Epígrafe oficial | Qué debe quedar dominado |
|---|---|
| Sistemas ofimáticos colaborativos | Explicar concepto, elementos, clasificación y relación con el resto del programa. |
| Word Microsoft 365 y Excel Microsoft 365 | Dominar uso práctico, vocabulario técnico y errores habituales de oficina. |
Un sistema ofimático reúne aplicaciones para crear, editar, organizar, comunicar y presentar información de oficina. En Microsoft 365, Word y Excel se integran con servicios como OneDrive, SharePoint, Teams y Outlook. La colaboración permite trabajar sobre un mismo archivo, compartirlo, comentar, revisar versiones y controlar permisos.
En una Administración, la herramienta ofimática es un medio de trabajo y no sustituye al registro, al gestor de expedientes ni al archivo electrónico corporativo. Un borrador compartido puede servir para preparar un informe; el documento definitivo debe incorporarse al expediente por el circuito oficial.
| Elemento | Función | Precaución administrativa |
|---|---|---|
| Word | Redacción y revisión de documentos | Comprobar versión final, comentarios, cambios y metadatos antes de remitir. |
| Excel | Cálculo, listados y análisis auxiliar | Revisar fórmulas, filtros, rangos y datos personales. |
| OneDrive/SharePoint | Almacenamiento, versiones y permisos | Compartir con destinatarios concretos y permiso mínimo. |
| Teams | Reuniones, chat y trabajo de equipo | El chat no es por sí solo el expediente oficial. |
| Outlook | Correo, calendario y contactos | Verificar destinatarios y adjuntos antes de enviar. |
Reglas que conviene memorizar:
Para recordar: antes de compartir: destinatarios → permisos → datos → versión → expediente.
Word es un procesador de textos: crea, edita, estructura, revisa, guarda e imprime documentos. En el Ayuntamiento puede utilizarse para oficios, informes, actas, propuestas, certificados, anuncios, bases y comunicaciones.
La interfaz se organiza, de forma general, en barra de título, barra de herramientas de acceso rápido, cinta de opciones, área del documento, regla, barra de estado y controles de vista. Las fichas agrupan tareas: Inicio (portapapeles, fuente, párrafo y estilos), Insertar (tablas, imágenes, encabezado y pie), Disposición (márgenes, orientación y columnas), Referencias (tabla de contenido y notas), Correspondencia (combinación), Revisar (ortografía, comentarios y cambios) y Vista (zoom, esquema y navegación).
El formato de carácter afecta a letras o palabras: fuente, tamaño, negrita, cursiva, subrayado, color, resaltado y efectos. El formato de párrafo afecta al bloque: alineación, interlineado, espaciado, sangría, tabulaciones, bordes y listas.
Los estilos son conjuntos de formato con significado estructural. Aplicar Título 1, Título 2 y Normal permite mantener la jerarquía, navegar con el panel de navegación, generar una tabla de contenido y cambiar globalmente el aspecto. Dar formato manual a cada encabezado puede parecer igual, pero no crea la misma estructura.
Otros recursos de estructuración:
La tabla de contenido automática se construye a partir de estilos de título, no de texto que simplemente parezca grande o negrita. Puede actualizarse solo en páginas o en toda la tabla; esta última opción incorpora también cambios en los títulos. Las notas al pie y al final documentan aclaraciones o referencias sin interrumpir el cuerpo del texto.
Los comentarios permiten formular observaciones sin cambiar directamente el texto. Control de cambios registra inserciones, supresiones y formatos para que puedan revisarse. Las vistas Simple, Todas las marcas, Sin marcas y Original cambian la visualización, pero Sin marcas no elimina los cambios.
| Situación | Actuación correcta |
|---|---|
| Borrador para revisión | Activar cambios y usar comentarios identificables. |
| Texto ya acordado | Revisar cada cambio y aceptarlo o rechazarlo. |
| Documento que se va a enviar | Comprobar que no quedan comentarios ni marcas no deseadas. |
| Impresión sin marcas, conservando el historial | Desactivar «Imprimir marcas» en la configuración de impresión; no hace falta aceptar previamente. |
La combinación de correspondencia genera cartas, etiquetas, sobres o correos personalizados a partir de un documento principal, una fuente de datos y campos de combinación. Antes de ejecutar una remesa hay que comprobar la fuente, los destinatarios, la vista previa y la protección de datos.
.docx es el formato ordinario de documento; .docm admite macros; .dotx es plantilla; .pdf facilita una copia estable para lectura o remisión, pero no debe confundirse con el documento editable. Guardar actualiza el archivo; Guardar como permite cambiar nombre, ubicación o formato. La Autorrecuperación puede ofrecer versiones tras un cierre inesperado y el historial de versiones depende del almacenamiento y configuración corporativos.
Desde Archivo → Imprimir se eligen impresora, copias, páginas, orientación, papel, páginas por hoja y si se imprimen las marcas. Archivo → Opciones permite personalizar idioma, revisión, guardado, cinta y barra de acceso rápido. El zoom solo cambia la visualización en pantalla, no el tamaño real de impresión.
Atajos frecuentes en configuración española de Word: Ctrl + E seleccionar todo, Ctrl + C copiar, Ctrl + X cortar, Ctrl + V pegar, Ctrl + Z deshacer, Ctrl + P imprimir, Ctrl + F buscar y Ctrl + Mayús + E activar o desactivar el seguimiento de cambios. La ruta de menú es más fiable que memorizar una combinación cuando cambia la configuración regional.
Excel es una hoja de cálculo. Un libro es el archivo completo; contiene una o más hojas, y cada hoja se organiza en filas y columnas. La intersección es la celda, identificada por una referencia como B4; un conjunto de celdas es un rango.
Los datos pueden ser texto, números, fechas, valores lógicos o errores. Una fórmula empieza normalmente por = y realiza una operación; una función es una fórmula predefinida, como SUMA, PROMEDIO, SI o CONTAR. El formato de una celda modifica la presentación, no necesariamente el valor almacenado.
Operaciones básicas: introducir y editar datos, rellenar series, copiar y pegar, insertar o eliminar filas y columnas, cambiar ancho y alto, combinar con prudencia, inmovilizar paneles, ocultar/mostrar y configurar página para imprimir. La validación de datos restringe entradas (por ejemplo, una lista de estados), mientras que el formato condicional destaca visualmente valores que cumplen una regla.
Las referencias determinan qué celdas utiliza una fórmula. Al copiarla, la diferencia entre referencias es decisiva:
| Tipo | Ejemplo | Qué ocurre al copiar |
|---|---|---|
| Relativa | A1 |
Cambian fila y columna según el desplazamiento. |
| Absoluta | $A$1 |
No cambia ni la columna ni la fila. |
| Mixta, columna fija | $A1 |
Se fija la columna y cambia la fila. |
| Mixta, fila fija | A$1 |
Cambia la columna y se fija la fila. |
Una referencia a otra hoja puede escribirse, por ejemplo, Hoja2!B4. Al arrastrar una fórmula que usa una tarifa o porcentaje situado en una única celda, esa celda suele necesitar referencia absoluta.
| Función o herramienta | Utilidad típica |
|---|---|
SUMA, PROMEDIO, MIN, MAX |
Operaciones y estadística básica. |
CONTAR, CONTARA |
Contar números o celdas no vacías. |
SI, Y, O, NO |
Condiciones lógicas. NO invierte el valor lógico. |
BUSCARV / BUSCARX |
Localizar información relacionada; BUSCARX es una alternativa más flexible en versiones compatibles. |
FECHA, HOY, TEXTO, REDONDEAR |
Fechas, presentación y redondeo. |
FILAS, COLUMNAS |
Contar filas o columnas de una referencia. |
Error típico:
A1no es una referencia absoluta. Para fijar columna y fila se escribe$A$1; las referencias mixtas fijan solo una de ellas.
Una tabla de Excel convierte un rango en una estructura con encabezados, filtros automáticos, expansión al añadir registros y referencias estructuradas. Ordenar reorganiza registros según uno o varios criterios; filtrar oculta temporalmente los que no cumplen, sin borrarlos. Antes de calcular o imprimir hay que comprobar que no queda un filtro activo.
Las herramientas de datos permiten quitar duplicados, validar entradas, dividir texto en columnas, buscar y reemplazar y establecer subtotales. Una tabla dinámica resume y reorganiza datos por campos, con áreas de filas, columnas, valores y filtros. Un gráfico representa datos visualmente; debe tener título, unidades y fuente comprensibles, y no ocultar la escala relevante.
El flujo seguro para un listado administrativo es: preparar encabezados → convertir en tabla → validar datos → revisar duplicados y vacíos → filtrar/ordenar → calcular → contrastar totales → proteger y compartir la versión final.
En Word: no basta con ocultar marcas, hay que decidir si se aceptan o rechazan; no se debe enviar un comentario interno por error; los estilos son preferibles al formato manual; y la exportación a PDF debe comprobarse. En Excel: un filtro puede ocultar registros, una fórmula puede tener un rango incompleto, una fecha puede ser texto, una referencia puede desplazarse y una hoja puede contener más datos personales de los necesarios.
Las funciones de protección de hoja o libro ayudan a evitar cambios accidentales, pero no sustituyen el control de accesos ni deben presentarse como cifrado universal. La información debe compartirse solo con quienes la necesitan, utilizando permisos adecuados y almacenamiento corporativo. Los documentos accesibles emplean estructura real, encabezados claros, tablas sencillas, contraste suficiente y texto alternativo cuando proceda.
Muy importante: Excel puede ser un apoyo de cálculo y seguimiento, pero no sustituye por sí solo el registro oficial, la base de datos corporativa ni el expediente electrónico.
Para resolver una pregunta práctica, identificar primero la aplicación, después el objeto o función concreta y, por último, el efecto: qué se modifica, qué se conserva y quién puede verlo.