Grupo V. Competencias
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El concepto de documento. Formación del expediente. El expediente electrónico. El archivo de los documentos administrativos. Clases de archivos y criterios de ordenación. Archivo electrónico de documentos. El acceso a los documentos administrativos: sus limitaciones y formas de acceso.
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Lectura ágil
Relacionar documento, expediente, archivo y acceso.
documento, índice electrónico, archivo y acceso limitado
Memorización útil
Regla mnemotécnica: Documento se agrupa en expediente y el expediente termina en archivo.
Programa oficial trabajado
| Epígrafe oficial | Qué debe quedar dominado |
|---|---|
| Documento | Explicar concepto, elementos, clasificación y relación con el resto del programa. |
| expediente | Explicar concepto, elementos, clasificación y relación con el resto del programa. |
| expediente electrónico | Explicar concepto, elementos, clasificación y relación con el resto del programa. |
| acceso a documentos y limitaciones | Explicar concepto, elementos, clasificación y relación con el resto del programa. |
Este tema conecta cuatro planos que conviene estudiar juntos, pero no confundir:
La normativa básica es la Constitución Española, artículo 105.b; la Ley 39/2015, artículos 26 a 28, 53 y 70; la Ley 40/2015, artículo 46; el Real Decreto 203/2021, artículos 46 a 55; la normativa técnica del Esquema Nacional de Interoperabilidad y del Esquema Nacional de Seguridad; la Ley 19/2013, artículos 12 a 24; y la legislación de archivos, patrimonio histórico y protección de datos que resulte aplicable.
Documento, expediente, archivo y acceso son niveles distintos: un documento puede formar parte de varios expedientes, un expediente puede transferirse a distintos archivos y el acceso puede estar permitido a un interesado aunque no sea publicable para cualquiera.
Documento es la información fijada en un soporte y susceptible de identificación, lectura, reproducción o tratamiento. El documento público administrativo es el válidamente emitido por un órgano de una Administración Pública. Lo decisivo no es que esté en papel o en PDF, sino su origen, contenido, función y vinculación con la actividad administrativa.
Son ejemplos: una solicitud, informe, resolución, decreto de Alcaldía, acta, diligencia, certificado, factura, justificante de registro, notificación, correo incorporado al expediente o documento generado automáticamente.
Según el artículo 26 LPAC, un documento electrónico administrativo válido debe:
No todos los documentos informativos necesitan firma electrónica: los publicados con finalidad meramente informativa y los que no formen parte de un expediente no la requieren, aunque debe identificarse su origen.
| Garantía | Qué asegura | Ejemplo de control |
|---|---|---|
| Autenticidad | Que el documento procede de quien figura como emisor | Firma, sello o CSV |
| Integridad | Que no ha sido alterado | Firma, hash o índice autenticado |
| Referencia temporal | Cuándo se emitió o incorporó | Sello de tiempo o metadato |
| Disponibilidad | Que puede localizarse y consultarse | Sistema de gestión y archivo |
| Trazabilidad | Qué actuaciones ha experimentado | Historial y metadatos |
El CSV permite comprobar en la sede electrónica la autenticidad e integridad de un documento o copia. No es sinónimo de firma manuscrita ni convierte por sí solo cualquier archivo privado en documento público.
| Clase | Función | Ejemplos |
|---|---|---|
| Decisión | Expresa una decisión administrativa | Resolución, acuerdo, decreto |
| Constancia | Acredita hechos o actuaciones | Acta, diligencia, certificado |
| Juicio | Aporta valoración técnica o jurídica | Informe, dictamen |
| Transmisión | Comunica o traslada información | Oficio, notificación, circular |
| Particulares | Expresa la actuación del ciudadano | Solicitud, alegación, recurso |
El informe asesora, pero normalmente no resuelve; el certificado da fe de datos o hechos que constan en registros; la diligencia deja constancia de una actuación; y el decreto local es una resolución de un órgano unipersonal competente. En Burgos, la Secretaría ejerce las funciones de fe pública que le atribuya la normativa local.
La copia auténtica es la realizada por órgano competente con garantía de identidad e integridad; tiene la misma validez y eficacia que el original, con el alcance previsto legalmente. Puede expedirse por funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada. La copia auténtica de un documento privado produce efectos administrativos, no una transformación general del documento privado en público.
El interesado debe aportar los documentos exigidos, pero no está obligado a aportar documentos ya elaborados por cualquier Administración cuando puedan recabarse electrónicamente y no exista oposición expresa o la ley exija consentimiento. El interesado responde de la veracidad de los documentos que presenta. La Administración puede requerir la exhibición del original en los supuestos legalmente previstos.
El artículo 70 LPAC define el expediente administrativo como el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.
Debe incluir, según proceda, la solicitud u orden de inicio, documentos aportados, pruebas, informes, dictámenes, alegaciones, trámite de audiencia, propuesta, resolución, notificación y actuaciones de ejecución. No es una simple carpeta de documentos ni equivale al procedimiento completo: el procedimiento es la sucesión de trámites; el expediente es su reflejo documental ordenado.
No forman parte del expediente administrativo, con carácter general, la información auxiliar o de apoyo, como notas, borradores, opiniones internas, resúmenes, comunicaciones electrónicas informales o juicios de valor de uso interno, salvo que una norma específica disponga otra cosa o se incorporen como documentos relevantes.
La unidad tramitadora debe mantener una secuencia íntegra y trazable:
No deben eliminarse documentos, sustituirse versiones ni alterar el orden sin dejar rastro. El expediente ha de permitir reconstruir quién actuó, cuándo, con qué fundamento y con qué resultado.
Los expedientes tienen formato electrónico. Se forman mediante la agregación ordenada de los documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias, junto con un índice numerado de todos los documentos cuando se remita.
El foliado electrónico se realiza mediante un índice electrónico autenticado, que garantiza la integridad y permite recuperar el expediente. El índice puede ser firmado por el titular del órgano que lo conforma o sellado electrónicamente cuando el expediente se forma automáticamente mediante un sistema que garantice su integridad. Un mismo documento electrónico puede formar parte de varios expedientes.
| Elemento | Función |
|---|---|
| Documento electrónico | Aporta el contenido o actuación concreta |
| Índice autenticado | Relaciona documentos y protege la integridad del conjunto |
| Metadatos | Identifican órgano, fechas, tipo, estado, firma y relaciones |
| Firma o sello | Acredita autoría, competencia o actuación automatizada cuando proceda |
| Referencia temporal | Sitúa la emisión, firma o incorporación |
El expediente se remite o pone a disposición respetando la protección de datos y los derechos de acceso. El acceso al expediente electrónico debe permitir consulta y obtención de copias, con las restricciones legales.
El archivo no es un depósito pasivo. Comprende captura, clasificación, descripción, conservación, transferencia, evaluación, selección, eliminación autorizada y acceso. La gestión comienza cuando se crea o recibe el documento y continúa después de finalizar el procedimiento.
| Fase | Actuación |
|---|---|
| Captura | Incorporar el documento correcto y sus metadatos |
| Tramitación | Mantener versiones, firmas, orden y trazabilidad |
| Cierre | Completar documentos, índice, resolución y notificación |
| Transferencia | Pasar la serie al archivo que corresponda |
| Evaluación | Decidir conservación, plazos y posible eliminación |
| Acceso | Facilitar consulta con los límites aplicables |
La eliminación no depende de que un empleado considere que el documento “ya no sirve”. Requiere evaluación, calendario de conservación y autorización del órgano competente conforme a la normativa de archivos y patrimonio documental.
La denominación concreta puede variar según el sistema archivístico, pero la secuencia didáctica habitual es:
| Archivo | Documentación | Uso principal |
|---|---|---|
| De oficina o gestión | Expedientes en tramitación o de consulta frecuente | Gestión diaria |
| Central | Expedientes terminados transferidos por las unidades | Consulta administrativa y custodia |
| Intermedio | Documentos de uso escaso pendientes de selección | Evaluación y conservación temporal |
| Histórico | Documentos con valor permanente | Memoria, investigación y patrimonio |
La serie documental agrupa documentos producidos por una misma función o procedimiento: licencias, sanciones, contratos, subvenciones, recursos, actas o decretos. El cuadro de clasificación organiza jerárquicamente fondos, funciones, actividades y series. La ordenación puede ser cronológica, alfabética, numérica, por materias o funcional, según la serie. La signatura topográfica identifica la ubicación física en el depósito.
No debe confundirse clasificación —qué es y a qué serie pertenece— con ordenación —en qué secuencia se coloca— ni con descripción —qué información permite identificarlo y recuperarlo—.
Las Administraciones deben conservar en soporte electrónico los documentos que formen parte de un expediente y los documentos con valor probatorio creados al margen de un procedimiento. El archivo electrónico debe preservar autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y cadena de custodia, con metadatos, control de accesos, copias y medidas de seguridad.
El período de conservación no es automáticamente indefinido ni puede fijarse por una cifra genérica: lo determinan la normativa específica de archivos y patrimonio documental y las autoridades calificadoras. La destrucción o eliminación debe respetar también transparencia, protección de datos, ENI, ENS y cualquier normativa sectorial.
El archivo electrónico único se integra con el sistema de gestión documental y debe ser compatible con la continuidad del patrimonio histórico. Guardar un PDF en una carpeta compartida no equivale a archivar: faltan contexto, metadatos, controles de integridad, conservación y acceso.
| Acceso | Titular y objeto | Régimen |
|---|---|---|
| Al expediente | Interesado en un procedimiento; documentos del expediente y copias | Artículo 53 LPAC, durante la tramitación y en los términos legales |
| A información pública | Cualquier persona; información pública en poder de sujetos obligados | Ley 19/2013 y normativa autonómica/local |
El interesado puede conocer el estado de la tramitación, acceder y obtener copia de los documentos del procedimiento. Eso no significa que todo documento administrativo sea público para cualquiera. A la inversa, una persona puede solicitar información pública sin ser interesada en el expediente.
La publicidad activa consiste en publicar de oficio información institucional, organizativa, jurídica, económica y presupuestaria. El derecho de acceso o transparencia pasiva se inicia con solicitud.
La solicitud de acceso a información pública debe permitir conocer identidad, información solicitada, dirección de contacto y, en su caso, modalidad preferida. No es obligatorio motivarla. Se dirige al órgano o entidad que posee la información. Si la información no obra en poder del órgano, se aplican las reglas de tramitación y remisión previstas en la ley.
El plazo máximo general para resolver es de un mes, ampliable por otro mes si el volumen o complejidad lo justifican y se informa al solicitante. El silencio es desestimatorio. La resolución puede recurrirse directamente ante la jurisdicción contencioso-administrativa o mediante reclamación potestativa ante el órgano de transparencia competente.
Los límites del artículo 14 de la Ley 19/2013 protegen, entre otros, seguridad nacional y pública, defensa, relaciones exteriores, prevención e investigación de ilícitos, igualdad de las partes en procesos, funciones de vigilancia, intereses económicos y comerciales, política económica y monetaria, secreto profesional, propiedad intelectual e industrial, confidencialidad y protección del medio ambiente.
La protección de datos personales se pondera conforme al artículo 15 y al RGPD. No conduce siempre a una denegación total: se debe valorar la naturaleza de los datos, la posición del afectado, la finalidad y el interés público.
Si el límite solo afecta a una parte, procede el acceso parcial, omitiendo la información protegida e indicando qué parte se ha omitido, salvo que el resultado sea distorsionado o carezca de sentido. La denegación debe ser motivada.
El acceso puede materializarse mediante consulta, copia electrónica, copia en papel, remisión, enlace a información ya publicada o puesta a disposición en sede. La modalidad preferida se atiende cuando sea posible, sin perjudicar derechos de terceros, seguridad, conservación o funcionamiento administrativo.
Ante una solicitud municipal: identificar la información → comprobar quién la posee → distinguir expediente/transparencia → localizar la serie o expediente → oír a terceros si procede → aplicar límites y datos personales → preparar acceso parcial cuando sea posible → resolver motivadamente → entregar o poner a disposición la información → registrar la actuación y conservar la trazabilidad.
Documento = información administrativa individual. Expediente = documentos y actuaciones ordenados para resolver y ejecutar. Archivo = ciclo de vida y conservación. Acceso = interesado al expediente o cualquiera a información pública.