Grupo V. Competencias
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Las nuevas tecnologías en la gestión de las administraciones públicas. La Administración electrónica. El funcionamiento electrónico del sector público.
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Entender administración electrónica y funcionamiento electrónico del sector público.
sede, registro, expediente, firma, notificación, ENI y ENS
Memorización útil
Regla mnemotécnica: Administración electrónica: sede, registro, expediente, firma y notificación.
Programa oficial trabajado
| Epígrafe oficial | Qué debe quedar dominado |
|---|---|
| Nuevas tecnologías | Explicar concepto, elementos, clasificación y relación con el resto del programa. |
| Administración electrónica y funcionamiento electrónico del sector público | Explicar concepto, elementos, clasificación y relación con el resto del programa. |
La Administración electrónica es la forma de organizar, tramitar y prestar servicios públicos mediante medios electrónicos, tanto en las relaciones con la ciudadanía como en la actuación interna y en la cooperación entre Administraciones. No equivale a escanear papeles: exige que la actuación pueda identificarse, fecharse, integrarse en un expediente, conservarse, consultarse y auditarse con garantías jurídicas.
Su marco básico es:
| Norma | Qué aporta al tema |
|---|---|
| Ley 39/2015, de procedimiento administrativo común (LPAC) | Derechos y obligaciones de relación electrónica, asistencia, registros, documentos, copias, notificaciones y expediente. |
| Ley 40/2015, de régimen jurídico del sector público (LRJSP) | Sede electrónica, portal de internet, actuación automatizada, firma administrativa e intercambio de datos. |
| Real Decreto 203/2021 | Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos: sedes, portales, asistencia, procedimiento y servicios electrónicos. |
| Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS) y Ley 6/2020 | Identificación electrónica y servicios de confianza. |
| Real Decreto 4/2010 (ENI) | Interoperabilidad y conservación/intercambio de información y documentos electrónicos. |
| Real Decreto 311/2022 (ENS) | Seguridad de los sistemas y de la información del sector público. |
| RGPD y LOPDGDD | Protección de los datos tratados en los servicios digitales. |
El RD 203/2021 desarrolla conjuntamente la LPAC y la LRJSP. Su texto consolidado registra una actualización publicada el 2 de abril de 2025; por eso conviene estudiar siempre la versión consolidada del BOE y no resúmenes antiguos.
Para recordar: la LPAC regula sobre todo la relación y el procedimiento; la LRJSP regula el funcionamiento electrónico del sector público; el RD 203/2021 concreta cómo se articulan ambos.
La tecnología debe servir a los principios de eficacia, eficiencia, simplificación, reducción de cargas, transparencia, accesibilidad, igualdad, seguridad y protección de datos. En las actuaciones electrónicas destacan además:
La digitalización tampoco elimina las garantías del procedimiento: siguen siendo exigibles competencia, audiencia cuando proceda, motivación, protección de datos, acceso al expediente y posibilidad de impugnación.
Las personas físicas no obligadas pueden elegir en cualquier momento si se relacionan electrónicamente o por otros medios y pueden cambiar de canal. La Administración debe garantizar canales de acceso, asistencia y, cuando sea necesario, la identificación o firma mediante funcionario habilitado.
Están obligados a relacionarse electrónicamente con las Administraciones, al menos:
| Obligado | Alcance de la obligación |
|---|---|
| Personas jurídicas | En todos sus trámites y actuaciones administrativas. |
| Entidades sin personalidad jurídica | En los términos del art. 14.2 LPAC. |
| Profesionales colegiados | Para los trámites que realicen por razón de su actividad profesional. |
| Quienes representen a un obligado | En la actuación administrativa correspondiente. |
| Empleados públicos | Para los trámites y actuaciones que realicen por razón de su condición. |
| Otros colectivos | Cuando una norma reglamentaria lo establezca, de forma motivada, por capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos acreditados. |
La obligación de un sujeto no convierte automáticamente en obligada a cualquier persona física que actúe en su nombre fuera del alcance legal. Ante una incidencia, la oficina de asistencia debe distinguir entre falta de obligación, fallo técnico, falta de identificación y presentación en canal incorrecto.
Derechos especialmente preguntables: recibir asistencia en el uso de medios electrónicos; utilizar las lenguas oficiales; acceder a las aplicaciones y plataformas; obtener y utilizar medios de identificación y firma; recibir protección de datos; no aportar documentos que ya obren en poder de la Administración; y conocer el estado de la tramitación cuando se sea interesado.
No deben confundirse estos instrumentos:
| Instrumento | Función y garantía principal |
|---|---|
| Portal de internet | Punto de acceso electrónico a información y, en su caso, a una sede. No es por sí solo el lugar de tramitación autenticada. |
| Sede electrónica | Dirección electrónica cuya titularidad, gestión y administración corresponden a una Administración, organismo o entidad de Derecho público. La Administración responde de su integridad, veracidad y actualización. |
| Registro electrónico | Recibe solicitudes, escritos y comunicaciones y deja constancia del asiento. Debe entregar recibo con fecha, hora, número de registro y documentos presentados. |
| Carpeta ciudadana | Permite consultar, según el sistema, expedientes, notificaciones, registros y otros datos de la persona en los servicios disponibles. |
| Oficina de asistencia en materia de registros | Ayuda presencial, digitaliza documentos aportados en papel cuando proceda y asiste en la presentación y la identificación. |
La sede debe ofrecer, entre otros servicios, identificación de su titular, relación de servicios y trámites, registro, acceso a notificaciones, verificación de documentos y datos de contacto y asistencia. El portal puede conducir a la sede, pero portal no equivale a sede.
El registro electrónico funciona todos los días del año durante las 24 horas. Si se presenta un documento en día inhábil, se entiende presentado a primera hora del primer día hábil siguiente, salvo que una norma permita expresamente la recepción en día inhábil. La fecha y hora oficial de la sede y el calendario de días inhábiles son esenciales para el cómputo.
Identificación significa acreditar quién es la persona que accede o actúa. Firma añade la expresión de voluntad y el consentimiento respecto de un documento o actuación, además de permitir garantizar su integridad. Identificación y firma no son sinónimos: no todo acceso requiere firma, y no toda identificación equivale a firmar.
Los sistemas de identificación de las personas interesadas pueden incluir certificados electrónicos, DNI electrónico, sistemas de clave concertada y otros sistemas admitidos por la Administración conforme a la LPAC, el eIDAS y el ENS. La Administración puede exigir firma para formular solicitudes, presentar declaraciones o comunicaciones, interponer recursos, desistir y renunciar a derechos, y para aquellos actos en que resulte necesaria la acreditación de autenticidad y voluntad.
En la actuación administrativa deben distinguirse:
La representación puede acreditarse por cualquier medio válido en Derecho, incluido el apoderamiento apud acta y el registro electrónico de apoderamientos. La representación permite actuar por otra persona, pero no borra la obligación de utilizar medios electrónicos cuando el representado o el representante estén legalmente obligados.
Error típico de test: Cl@ve o un certificado pueden servir para identificarse, pero la respuesta correcta sobre la firma depende del acto concreto y del sistema admitido; identificación y firma son categorías relacionadas, no sinónimas.
El documento administrativo electrónico debe permitir identificar su contenido, autor, fecha, referencia y contexto, y conservar autenticidad, integridad y disponibilidad. Los metadatos permiten describirlo y relacionarlo con el expediente; no son un adorno informático.
Las copias auténticas, realizadas por el órgano competente o por funcionario habilitado según el sistema previsto, tienen la misma validez y eficacia que los originales en los términos legales. La digitalización de un papel no lo convierte automáticamente en copia auténtica: deben respetarse los requisitos técnicos y jurídicos aplicables.
El expediente electrónico es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla. Incluye un índice numerado y autenticado cuando proceda, y debe permitir su remisión y consulta. No forman parte del expediente, en el sentido propio, los documentos de carácter auxiliar o de apoyo que carezcan de relevancia para la resolución.
El acceso electrónico al expediente debe conciliarse con la protección de datos, los límites de transparencia y los derechos de terceros. La notificación o puesta a disposición de un expediente no autoriza a revelar indiscriminadamente datos personales ajenos.
La solicitud electrónica se presenta normalmente en la sede o registro habilitado. El recibo acredita la presentación, pero no significa que la solicitud esté completa ni que se haya dictado resolución. Si falta firma o un requisito subsanable, se aplica el régimen de subsanación de la LPAC.
Durante la instrucción, las aplicaciones pueden intercambiar datos, generar documentos, incorporar informes, practicar pruebas, realizar pagos y producir avisos, siempre con identificación y trazabilidad. La persona interesada debe poder conocer el estado del procedimiento y ejercer los derechos que correspondan.
El archivo electrónico único no es simplemente una carpeta de almacenamiento. Debe asegurar conservación, autenticidad, integridad, disponibilidad, confidencialidad y cadena de custodia, de acuerdo con el ENI, el ENS, la normativa de archivos, transparencia y protección de datos. La eliminación de un original en papel solo es posible cuando la copia electrónica auténtica y el procedimiento de conservación permitan mantener sus garantías.
Las notificaciones se practican preferentemente por medios electrónicos y, en los casos legalmente previstos, son obligatorias. Pueden realizarse mediante comparecencia en la sede electrónica de la Administración u organismo actuante, a través de la Dirección Electrónica Habilitada única (DEHú) cuando proceda, o mediante ambos sistemas.
La notificación se entiende practicada cuando se accede a su contenido. Si la notificación electrónica obligatoria o elegida se pone a disposición y no se accede en diez días naturales, se entiende rechazada, salvo imposibilidad técnica o material. El rechazo no equivale a que desaparezca el acto: deja constancia y permite continuar el procedimiento conforme a la ley.
El aviso enviado por correo electrónico o teléfono informa de que hay una notificación, pero no sustituye a la notificación. La Administración debe comprobar el canal, la puesta a disposición, el acceso o rechazo y la fecha antes de calcular plazos.
En un supuesto práctico deben separarse cuatro momentos: puesta a disposición, aviso, acceso y rechazo por transcurso del plazo. El aviso puede no llegar o ser leído tarde sin que eso altere por sí solo la validez de la puesta a disposición.
La interoperabilidad es la capacidad de los sistemas, organizaciones y procedimientos para intercambiar datos y posibilitar el uso de la información intercambiada. El ENI y sus normas técnicas favorecen formatos, metadatos, documentos, expedientes y servicios interoperables. El Sistema de Interconexión de Registros (SIR) permite remitir asientos y documentos electrónicamente entre registros, de modo que la persona no tenga que desplazarse al órgano destinatario.
El ENS establece principios y requisitos mínimos para proteger la información y los servicios: confidencialidad, integridad, disponibilidad, autenticidad y trazabilidad, con medidas proporcionales al riesgo. Interoperabilidad no significa acceso libre a todos los datos: el intercambio debe tener base jurídica, finalidad, minimización y controles de seguridad.
En un Ayuntamiento, estas garantías se proyectan sobre padrón, tributos, licencias, contratación, facturación, registro, notificaciones y archivo. La plataforma puede ser compartida con otras Administraciones, pero el órgano municipal conserva sus responsabilidades jurídicas sobre el procedimiento que tramita.
Es la actuación administrativa automatizada: un acto o actuación realizada íntegramente por medios electrónicos en un procedimiento administrativo sin intervención directa de un empleado público en cada caso. Automatizar una actuación no significa que la Administración deje de ser responsable ni que el sistema pueda decidir sin reglas, control y posibilidad de impugnación.
Antes de utilizarla deben determinarse los órganos competentes para:
La actuación automatizada puede instrumentarse mediante sello electrónico o CSV, entre otros sistemas legalmente previstos. Es distinta de una actuación asistida por una aplicación en la que un empleado examina el expediente y decide, aunque use herramientas informáticas.
Un circuito razonable ante una solicitud municipal es:
Persona/canal → identificación y, si procede, firma → registro y recibo → expediente/documentos → instrucción interoperable → resolución/sello o CSV → notificación → archivo seguro.